Casestudy: Berry Floor

Nouveautés et évènements

Omschakeling naar wintertijd (zondag 28 Okt 2007) - 18-10-2007

De omschakeling naar wintertijd gebeurt op zondag 28 Oktober 2007. 3 uur wordt 2 uur.

Eindejaarsverwerking 2007 - 18-10-2007

Nu het jaareinde steeds dichterbij komt, dient u zoals steeds enkele acties uit te voeren..

Opleidingsdagen EASYTIME functies - 28-09-2007

Op 11/10/2007 en 16/10/2007 worden opleidingen georganiseerd voor alle geïnteresseerde klanten, met als thema's "planningsbeheer" en "overuren + recuperatie"

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Opleidingen EASYTIME - 29-01-2008

opleidingen over de thema's 'planningsbeheer' en 'overuren + recuperatie'

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Casestudy: Berry Floor

Berry Floor: solution intégrée pour enregistrement des temps et contrôle d’accès

"Berry Floor, active en production de revêtements de sol stratifiés, fait partie du Beaulieu International Group. Notre société a 300 collaborateurs. Vu que nous sommes une entreprise relativement jeune – fondée en 1998 – la sécurité à dû être établie profondément. En effet, une sécurité limitée ouvre les portes à des irrégularités" , dit Bert Simoens, responsable du personnel chez Berry Floor.

En ce qui concerne la sécurité, un enclos des terrains de l’entreprise nous manquait, ce qui avait comme résultat un stationnement des voitures incontrôlé. Nous n’avions pas de contrôle sur des tiers endéans et en dehors de la société, et il n’y avait pas d’enregistrement /circulation pour les fournisseurs et les visiteurs non plus. Ainsi nous n’avions pas de contrôle sur les livraisons, ni sur les personnes externes qui étaient présentes. Il n’y avait pas de détection d’incendie non plus, ce qui résultait en un risque d’incendie plus élevé et en plus de ça, il n’y avait pas de plan d’évacuation. Un système d’enregistrement général des temps nous manquait également. Par conséquent, il n’y avait pas de planning synoptique et la production était confrontée à un problème de planning. Il n’y avait pas de gestion des absences automatisée non plus.

Analyse des besoins

Pour la solution de ses systèmes d’accès et de protection, Berry Floor a entamé une collaboration avec EASYTIME et Group 4 Securicor. Après une analyse des besoins, une série de mesures a été établie. Ceci concernait e.a. la clôture de nos terrains et la rédaction d’un plan de trafic & l’annonce de visiteurs. Aussi la clôture d’une zone de sécurité avec enregistrement des personnes présentes faisait partie des nouveautés. Puis, il y avait la mise en œuvre d’une détection d’incendie et un plan d’évacuation. En outre, un système général d’enregistrement des temps a été introduit pour tous les collaborateurs et la gestion des vacances et des absences a été automatisée. Entretemps, le traitement de l’enregistrement au secrétariat social se fait par voie électronique. En ce qui concerne l’enregistrement des temps, on a choisi pour l’usage d’un seul badge. Parce que dans le passé, il y avait déjà question d’enregistrement des temps, le nouveau système a été éprouvé particulièrement comme une adaptation technique du logiciel.

Le système d’enregistrement des temps est mis à jour régulièrement, ce qui implique que nous travaillons avec la plus récente version à tout moment. D’ailleurs, nous n’avons pas encore décidé de lier oui ou non le système d’enregistrement des temps à celui du planning de production. "Selon Bert Simoens, il est difficile d’indiquer le R.O.I. (return on investment) des divers investissements en enregistrement des temps et d’accès. "Plus importants pour nous sont les résultats concrets que ceux-ci nous ont apportés. En premier lieu, nous disposons maintenant d’un enregistrement permanent des présences. Personne n’a accès au bâtiment sans badge. Ce système nous offre la possibilité d’individualiser par personne certains accès. Par division, il nous est possible de calculer les coûts, vu les différents appareils de badge. Ce qui est également important, c’est que nous avons un lien direct au traitement des salaires, ce qui est pratique, vu la complexité de notre organisation avec un système de travail en équipe. »

Le self-service électronique

"Grâce à un lien entre l’enregistrement des temps et les systèmes salariaux, en principe il existe une possibilité de self-service électronique. Ce système permet aux collaborateurs de faire eux-mêmes une demande pour p.ex. des jours de vacances etc." indique Fries Vandendriessche, sales manager de EASYTIME. "Dans la pratique, nous constatons cependant encore une différence entre employés et ouvriers. Pour les ouvriers, la plupart des jours ouvrables et des jours de vacances sont déjà plus ou moins déterminés d’avance ; pour les employés il existe plus de possibilités. Souvent ce sera le chef de service ou du département qui s’occupe du remplissage des grilles de vacances. En quelques sociétés, un PC en ‘kiosque’ est installé, qui permet aux employés de demander leurs jours de vacances. Sur ce genre de PC, l’accès est facilité par l’usage d’un badge, mais d’autres systèmes d’accès sont également possibles."

R.O.I. dépend de la complexité de l’organisation ouvrière

"Il est difficile d’indiquer si un système de contrôle d’accès et d’enregistrement des temps est également utile pour des sociétés plus petites. En ce qui concerne le contrôle d’accès, tout dépend du largeur d’une entreprise, du nombre d’entrées, du nombre des bâtiments/départements, etc. L’aspect de l’enregistrement des temps est plus compliqué. Une société avec disons 80 collaborateurs peut être organisée de façon bien compliquée : est-ce qu’on travaille uniquement en équipe de jour ? Y-a-t-il beaucoup d’heures supplémentaires ? Est ce qu’il s’agit d’un travail saisonnier ? etc. Ce sont tous des facteurs qui déterminent également la complexité d’une entreprise. Un système d’enregistrement des temps doit être prévu en fonction des ces facteurs-là. Nous considérons qu’un système d’enregistrement des temps n’est que rentable à partir de 60/70 collaborateurs. Mais encore : seul le nombre de collaborateurs n’est pas un critère valable", dit Fries Vandendriessche.