Casestudy: Berry Floor

Nieuws & evenementen

Omschakeling naar wintertijd (zondag 28 Okt 2007) - 18-10-2007

De omschakeling naar wintertijd gebeurt op zondag 28 Oktober 2007. 3 uur wordt 2 uur.

Eindejaarsverwerking 2007 - 18-10-2007

Nu het jaareinde steeds dichterbij komt, dient u zoals steeds enkele acties uit te voeren..

Opleidingsdagen EASYTIME functies - 28-09-2007

Op 11/10/2007 en 16/10/2007 worden opleidingen georganiseerd voor alle geïnteresseerde klanten, met als thema's "planningsbeheer" en "overuren + recuperatie"

» Lees meer

Opleidingen EASYTIME - 29-01-2008

opleidingen over de thema's 'planningsbeheer' en 'overuren + recuperatie'

» Lees meer

Casestudy: Berry Floor

Berry Floor: geïntegreerde oplossing voor tijdsregistratie en toegangscontrole

"Berry Floor, actief in productie van laminaat vloerbekleding, maakt deel uit van de Beaulieu International Group. Ons bedrijf telt 300 medewerkers. Vermits we een relatief jonge onderneming zijn – opgericht in 1998 - diende de beveiliging nog grondig uitgewerkt te worden. Een beperkte beveiliging opent immers de deuren voor onregelmatigheden," opent Bert Simoens, personeelsverantwoordelijke bij Berry Floor.

"Wat betreft beveiliging ontbrak er een omheining van de bedrijfsterreinen, wat wild parkeren tot gevolg had. Wij hadden geen controle op derden binnen en buiten het bedrijf, en er bestond ook geen registratie/circulatie voor leveranciers en bezoekers. Zo hadden we geen zicht op leveringen en externe aanwezigen. Ook was er geen branddetectie wat een hoog brandrisico met zich meebracht en bovendien was er geen evacuatieplan." Ook een algemene tijdsregistratie ontbrak. "Hierdoor was er geen algemeen overzicht en was er een planningsprobleem bij de productie. Er was eveneens geen automatisch afwezigheidsbeheer."

Behoeftenanalyse

Voor de oplossing van zijn toegangs- en beveiligsystemen ging Berry Floor in zee met EASYTIME en Group 4 Securicor. "Na een behoefteanalyse werden een reeks van maatregelen uitgewerkt. Dit betrof onder meer de afbakening van het bedrijfsterrein en het opstellen van een verkeersplan & aanmelding. Ook het afbakenen van een veiligheidszones met registratie van aanwezigen behoorde tot de vernieuwingen. Voorts kwam er een implementatie van brandbeveiliging en evacuatieplan. Daarnaast werd algemene tijdsregistratie ingevoerd voor alle medewerkers en het verlof- en afwezigheidbeheer werd geautomatiseerd. De verwerking van de registratie naar het sociaal secretariaat verloopt inmiddels elektronisch. Voor wat de tijdsregistratie betreft opteerden we voor het gebruik van één badge. Omdat er ook al in het verleden sprake was van tijdsregistratie, werd het nieuwe systeem vooral ervaren als een technische software-aanpassing.

Het tijdsregistratiesysteem wordt op geregelde tijdstippen geüpdatet, wat impliceert dat we telkens met de meest recente versie werken. We zijn er overigens nog niet uit of we een link zullen leggen tussen het tijdsregistratiesysteem en het productieplanningsysteem." Volgens Bert Simoens is het moeilijk aan te geven op welke termijn de diverse investeringen omtrent toegangs- en tijdsregistratie zich terugbetalen. "Belangijker voor ons zijn de concrete resultaten die één en ander opgeleverd hebben. In de eerste plaats is er nu een permanente registratie van aanwezigheden. Niemand kan het bedrijf binnen zonder badge. Dit badgesysteem biedt ons de mogelijkheid om bepaalde toegangen te individualiseren per persoon. Per divisie kunnen we nu een kostencalculatie maken gezien de diverse badgetoestellen. Belangrijk is ook dat we een rechtstreekse link hebben gekregen naar de loonsverwerking, wat handig is gezien de complexiteit van onze arbeidsorganisatie met een meerploegenstelsel."

Elektronische self service

"Met een koppeling tussen tijdsregistratie en verloningsystemen is er in principe een mogelijkheid tot een ‘elektronische self service’ waarbij medewerkers een aanvraag kunnen doen voor bijvoorbeeld vakantiedagen e.d.," stelt Fries Vandendriessche, salesmanager bij EASYTIME. "In de praktijk zien we echter nog een onderscheid tussen arbeiders en bedienden. Bij arbeiders liggen de meeste werk- en vakantiedagen al min of meer vast; bedienden hebben op dat vlak meer mogelijkheden. Vaak is het diensthoofd of de afdelingschef diegene die zich bezighoudt met de invulling van vakantieschema’s. In sommige bedrijven staat een PC in ‘kiosk’ of zuil opgesteld waarbij werknemers de kans krijgen om hun verlofdagen aan te vragen. Op dergelijke PC’s kan meestal met een badge worden ingelogd, maar ook andere toegangsystemen zijn mogelijk."

ROI afhankelijk van complexiteit arbeidsorganisatie

"Het is moeilijk aan te geven of een toegangscontrole- en tijdsregistratiesysteem ook nuttig is voor kleinere bedrijven. Wat betreft toegangscontrole heeft één en ander uiteraard te maken met de omvang van een bedrijf, met hoeveel toegangen er zijn, hoeveel gebouwen/afdelingen, enz… Ingewikkelder ligt het op het vlak van tijdsregistratie. Een bedrijf met pakweg 80 medewerkers kan, qua arbeidsorganisatie, behoorlijk complex georganiseerd zijn: wordt er alleen in dagploegen gewerkt, worden er veel overuren gemaakt, is het werk seizoensgebonden, enz.. Dat zijn allemaal factoren die de complexiteit van een bedrijf mee bepalen. In functie daarvan dient een tijdsregistratiesysteem te worden aangekocht. Wij gaan er meestal van dat een >tijdsregistratiesysteem pas rendabel is vanaf 60/70 medewerkers. Maar nogmaals: alleen het aantal medewerkers is niet echt een criterium," vertelt Fries Vandendriessche.