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Jour X : aperçu des formalités à accomplir et points méritant une attention particulière

Catégorie : Élections Sociales   Date : 5/02/2016

Le jour X de la procédure des élections sociales est imminent. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des formalités à accomplir et de différents points méritant une attention particulière. 

Le jour X se situe entre le 9 et le 22 février 2016, en fonction du jour où sera organisé le scrutin (jour Y). Si nécessaire, vous pouvez consulter le calendrier sur notre site web via le lien suivant

Vous pourrez également trouver de plus amples informations dans notre manuel juridique (page 70 et suivantes), que vous pourrez consulter en vous connectant à « my.easypay-group » sur le site web d’EASYPAY GROUP.

Établissement du formulaire du jour X 

Sur le formulaire du jour X, les renseignements suivants doivent être communiqués :

  • Date et horaire des élections ;
  • Adresse et dénomination de l’UTE ou des UTE ;
  • Nombre de mandats par organe ;
  • Nombre de mandats par catégorie ;
  • Listes électorales provisoires ;
  • Liste des membres du personnel de direction ;
  • Liste des cadres ;
  • Dates qui découlent de la procédure électorale ;
  • Personne ou service chargé(e) de l’envoi ou de la remise des convocations électorales ;
  • Éventuellement : décision d’opter pour le vote électronique.

Notification du formulaire du jour X

La notification de cet avis doit être effectuée par le conseil d’entreprise ou le comité. Ce n’est que si ces organes n’existent pas que cette obligation incombera à l’employeur.

Cette notification doit se faire par l’affichage de l’avis dans les différentes sections et divisions de l’entreprise. Cet affichage peut être remplacé par la mise à disposition d’un document électronique, pour autant que tous les travailleurs de l'entreprise y aient accès durant leurs heures normales de travail.

L’avis doit également être transmis aux syndicats. Vous pouvez envoyer l’avis par courrier recommandé aux syndicats, mais il est plus simple (et moins coûteux) de le télécharger sur l’application web du SPF ETCS. 

Vous devez enfin compléter la fiche statistique des élections sociales. Sur cette fiche, vous devrez indiquer des données similaires à celles mentionnées sur le formulaire du jour X. Cette fiche statistique peut être complétée de deux manières : 

  • Soit de manière électronique via l’application web du SPF ETCS : la fiche de base doit être complétée par voie électronique par UTE et par organe (comité et conseil d’entreprise) ;
  • Soit sur papier sur base des modèles de documents délivrés par le SPF ETCS. Ces documents types doivent être demandés auprès du SPF ETCS.

Points méritant une attention particulière

Vos données sont-elles encore à jour ?

60 jours civils séparent le début de la procédure des élections sociales (jour X-60) et le jour X. Si vous utilisez le logiciel EASY elections et que les données des travailleurs ont donc été reprises, vous devez vous assurer qu’il n’y a pas eu de modification depuis la reprise des données. Il s’agit essentiellement des données concernant la date d’entrée en service, la date de sortie de service, le statut et l’adresse.

Si nécessaire, vous devrez mettre à jour les données dans le logiciel. 

Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le manuel technique.

Horaire d’ouverture des bureaux de vote

La décision relative à la date et l'horaire des élections sociales appartient au conseil d'entreprise et au comité. Si aucun accord ne peut être trouvé à ce sujet au sein de l'organe de concertation, c'est l'inspecteur social-chef de district qui tranchera. 

Vote électronique

Bien que la décision de procéder au vote électronique doive être communiquée le jour X, le modèle de formulaire du SPF ETCS (repris en annexe de la loi) ne prévoit pas la possibilité de le mentionner. Il est dès lors conseillé d’ajouter cette mention manuellement ou de la prévoir via un document séparé. 

Attention : chaque organe doit prendre une décision unanime concernant le vote électronique ou non.

Application web du SPF ETCS

Notez que l’application web du SPF ETCS a deux fonctions : 

  • Elle peut d’une part être utilisée pour communiquer les informations aux syndicats. Au lieu de l’envoi par recommandé, vous pouvez télécharger les formulaires du jour X dans l’application web. 
  • Elle peut d’autre part être utilisée pour compléter la fiche statistique. L’application web propose une version électronique de la fiche statistique en alternative à la version papier.