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Occupation d'étudiants pendant les grandes vacances : procédure à suivre !

Catégorie : Actualité sociale   Date : 23/06/2017

Comme chaque année, de nombreux employeurs occuperont des étudiants durant les vacances d’été. Vous trouverez dès lors ci-dessous un récapitulatif des règles pratiques en la matière.

Remise par l’étudiant de l’attestation mentionnant le contingent disponible et contrôle par l’employeur

L’étudiant se connecte au site web www.studentatwork.be et demande une attestation qui mentionne le contingent encore disponible. L’étudiant transmet cette attestation à l’employeur.

Sur cette attestation figure un code qui permet à l’employeur de contrôler en ligne le contingent encore disponible : https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/studentatwork/index.htm.

Établissement du contrat d’étudiant et remise du règlement de travail

Un contrat d’étudiant écrit à durée déterminée doit toujours être établi (en deux exemplaires). Il doit être conclu pour chaque étudiant individuellement et doit être signé au plus tard au moment de l’entrée en service.

L’employeur peut alors encore choisir :

  • soit de limiter la période et/ou les heures du contrat d’étudiant au contingent disponible ;
  • soit de dépasser le contingent disponible, ce qui aura pour conséquence que des cotisations ONSS ordinaires devront être appliquées via une DmfA correcte pour une partie de l’occupation (à savoir le nombre d’heures qui dépassent le contingent).

Remettez également toujours un exemplaire du règlement de travail à l’étudiant. Le cas échéant, vous pouvez lui faire signer un accusé de réception.

Vous trouverez des modèles des documents précités sur notre site web : https://my.easypay-group.com/fr_BE/news/documents/model_documents/.

Contrôle assurance accidents de travail et surveillance de santé

Un étudiant doit être assuré contre les accidents de travail. Il est préférable que vous vous accordiez avec votre assureur accidents de travail.

Certains étudiants doivent être soumis à un examen médical préalable. Pour de plus amples informations à ce sujet, nous vous conseillons de consulter votre conseiller en prévention/service externe de prévention.

Dimona par l’employeur

Il est conseillé d’effectuer les Dimona immédiatement après la consultation en ligne du contingent et la signature du contrat de travail. Lors de la déclaration, le nombre d’heures convenu dans le contrat de travail devra être « réservé ».

C’est le moment de la réservation (et non la date d’occupation) qui est décisif pour déterminer les heures pour lesquelles seules les cotisations de solidarité doivent être versées.

Assurez-vous que la Dimona soit effectuée dans les temps ! Si la Dimona a été introduite tardivement, la cotisation de solidarité ne pourra pas être appliquée pour toutes les heures reprises dans la Dimona de cette période.

Dimona via le secrétariat social

Pour les étudiants, les employeurs qui font appel aux services du secrétariat social pour leurs Dimona doivent aussi communiquer à leur gestionnaire de dossier le nombre d’heures pendant lesquelles l’étudiant travaillera (en plus des données classiques d’identification et de la période d’occupation). Sans cette indication, aucune Dimona ne pourra être envoyée.

Pour que la Dimona puisse être envoyée dans les délais, les données de l’occupation de l’étudiant doivent être transmises au plus tard à midi le jour ouvrable qui précède le début des prestations.

Si l'occupation de l’étudiant entraîne un dépassement du contingent de 475 heures, vous devez le signaler explicitement à votre gestionnaire de dossier pour que les DmfA puissent être établies correctement.

Le secrétariat social ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’un dépassement éventuel du contingent, ni des régularisations ONSS y afférentes.

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