Occupation d'étudiants pendant les vacances d'été ? Marche à suivre...

Les employeurs font souvent appel à des étudiants durant les vacances d’été.

Jusqu’à présent, aucune modification n’a été apportée à la réglementation relative au travail d’étudiants. La conversion du contingent de 50 jours en un nombre d’heures (toujours inconnu pour l’instant) est encore en cours de négociation et entrera en vigueur au plus tôt au 1er janvier 2017.

Vous trouverez donc ci-dessous un récapitulatif des règles actuelles en la matière.

Procédure à suivre pour l’occupation d’étudiants

Si vous souhaitez occuper un étudiant et bénéficier au maximum des cotisations ONSS réduites, nous vous conseillons de toujours suivre les étapes suivantes :

Impression préalable par l’étudiant de l’attestation mentionnant le contingent disponible

L’étudiant se connecte au site web www.studentatwork.be et demande une attestation qui mentionne le contingent encore disponible.

Contrôle en ligne par l’employeur du contingent disponible

Sur l’attestation délivrée par l’étudiant figure un code qui permet à l’employeur de consulter en ligne (en temps réel !) le contingent encore disponible. Vous pourrez effectuer cette opération en vous rendant sur le site portail de l’ONSS, rubrique « Employeurs » et en cliquant sur « student@work-50 days », ou directement via le lien suivant : https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/studentatwork/index.htm.

Signature du contrat d’étudiant par l’employeur et l’étudiant

Une fois que l’employeur est certain que l’étudiant dispose de suffisamment de jours qu’il peut utiliser pour l’occuper moyennant des cotisations de solidarité limitées, le contrat de travail peut être signé. L’employeur peut alors encore choisir :

• soit de limiter la période et/ou le nombre de jours du contrat au contingent disponible ;
• soit de dépasser le contingent disponible, ce qui aura pour conséquence que des cotisations ONSS ordinaires devront être appliquées via une DmfA correcte pour une partie de l’occupation (à savoir le nombre de jours qui dépassent le contingent).

Déclaration par l’employeur des dates d’entrée et de sortie, ainsi que du nombre de jours (par trimestre) via la Dimona

Il est conseillé d’effectuer les déclarations Dimona immédiatement après la consultation en ligne du contingent et la signature du contrat de travail. Lors de cette déclaration, le nombre de jours convenu dans le contrat de travail devra être « réservé ».

C’est le moment de la réservation (et non la date d’occupation) qui est décisif pour déterminer les 50 premiers jours pour lesquels seules les cotisations de solidarité doivent être versées.

Déclarations Dimona via le secrétariat social SSE : instructions spécifiques

Pour les étudiants, les employeurs qui font appel aux services de SSE pour leurs déclarations Dimona doivent aussi communiquer à leur gestionnaire de dossier le nombre de jours pendant lesquels l’étudiant travaillera (en plus des données classiques d’identification et de la période d’occupation). Sans cette indication, aucune déclaration Dimona ne pourra être envoyée.

Nous vous conseillons par ailleurs vivement, avant la signature du contrat d’étudiant, de toujours demander à l’étudiant l’attestation avec le solde de jours restants pour que vous puissiez être certain du nombre de jours pendant lesquels vous pourrez l’occuper aux cotisations ONSS réduites. Nous vous demandons dès lors d’envoyer cette attestation immédiatement à votre gestionnaire de dossier pour qu’il puisse effectuer la Dimona.

Si l'occupation de l’étudiant entraîne un dépassement du contingent de 50 jours, vous devez le signaler explicitement à votre gestionnaire de dossier pour que les déclarations DmfA puissent être établies correctement.

Les clients doivent s’assurer eux-mêmes que le contingent de 50 jours n’a pas été dépassé, et ce, tant lors de la communication des jours pour la Dimona que lors de la communication des prestations effectives de l’étudiant. SSE ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’un dépassement éventuel du contingent, ni des régularisations ONSS y afférentes.