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Rappel de la réglementation sur le travail d'étudiant

Date : 14/06/2013

En cette veille de vacances scolaires, nous souhaiterions encore attirer votre attention sur certaines spécificités dont il faut tenir compte dans le cadre de l’occupation d’étudiants. Si vous souhaitez bénéficier du pourcentage ONSS avantageux, vous devez en effet respecter certaines règles. Vous trouverez des explications à ce sujet ci-dessous.

1. Contingent maximum de 50 jours de travail au pourcentage ONSS réduit

Depuis l’an dernier, les étudiants peuvent être occupés aux cotisations ONSS réduites pendant au maximum 50 jours par an. Ces jours pourront en outre être prestés à n’importe quel moment de l’année.

Pour pouvoir bénéficier du pourcentage ONSS réduit, un contrat d’occupation d’étudiant doit être conclu explicitement par écrit pour une période de 12 mois au maximum. Les étudiants ne peuvent par ailleurs être occupés que pendant les périodes de présence non obligatoire dans les établissements scolaires.

La cotisation ONSS réduite (« cotisation de solidarité ») s’élève à 8,14 % et est répartie comme suit :

  • Cotisation personnelle de 2,71 % à charge de l’étudiant (retenue sur son salaire) ;
  • Cotisation patronale de 5,43 % à charge de l’employeur (dont 0,01 % pour le Fonds amiante).

Ce système avantageux de cotisations de solidarité peut uniquement être appliqué à condition que l’étudiant ne travaille pas plus de 50 jours par an, quel que soit le nombre d’employeurs pour lesquels il travaille.

2. Déclaration obligatoire des jours de travail des étudiants via la Dimona

Lors de la Dimona des étudiants, l’employeur doit, depuis 2012, indiquer aussi le nombre de jours pendant lesquels l’étudiant fournira des prestations dans le cadre de son contrat de travail. Si le contrat porte sur plusieurs trimestres, la déclaration Dimona devra être effectuée par trimestre.

En fonction du nombre de jours de travail déclarés dans la Dimona, un compteur est mis à jour à l’ONSS. Celui-ci permet de vérifier combien de jours du « contingent » de 50 jours peuvent encore être utilisés au pourcentage ONSS réduit.

Etant donné qu’un étudiant peut conclure, au cours de l’année, un contrat de travail avec plusieurs employeurs, il est essentiel pour chaque employeur de fixer au plus vite le nombre de jours de l’étudiant via la Dimona. C’est le moment de la « réservation » qui est déterminant, et non le moment de l’occupation de l’étudiant.

Plus un employeur réserve ses jours tôt, plus il augmentera ses chances de bénéficier des 50 jours du contingent. Une fois les 50 jours « réservés » pour un étudiant, plus aucun employeur ne pourra bénéficier du pourcentage ONSS réduit.

L’ONSS insiste sur le fait que l’employeur et l’étudiant doivent disposer d’un contrat signé d’occupation d’étudiants, avant que l’employeur puisse déclarer les jours souhaités. Le but n’est donc pas que l’employeur déclare d’abord 50 jours, pour ensuite conclure un contrat. 

Remarque : la nouvelle réglementation en matière de Dimona ne porte pas préjudice aux règles existantes, et notamment aux obligations suivantes :

  • Obligation d’indiquer les dates de début et de fin correctes de l’occupation dans la déclaration ;
  • Obligation de reprendre les données relatives à la durée du travail, à l’horaire, etc. dans le contrat de travail.

3. Comment savoir combien de jours du contingent peuvent encore être utilisés ?

L’ONSS a développé une application spéciale, baptisée « student@work-50days », qui permet à l’étudiant de vérifier à tout moment le nombre de jours du contingent qui ont déjà été utilisés. L’étudiant pourra accéder à ce site web sécurisé (www.studentatwork.be) à l’aide de sa carte d’identité électronique, d’un token fédéral ou d’un login et d’un mot de passe qu’il doit demander.

Grâce à cet accès sécurisé, l’étudiant pourra aussi imprimer une attestation pour l’employeur, sur laquelle sera mentionné le nombre de jours restants du contingent. Sur cette attestation figurera également un code qui permettra à l’employeur de contrôler, sur le site portail de la sécurité sociale, le solde de jours encore disponible pour l’étudiant en question.

Vous trouverez plus d’informations sur cette application dans la note suivante de l’ONSS.

4. Sanction en cas de dépassement des 50 jours de travail

Lorsque, lors de l’envoi de la Dimona, il s’avère que le contingent de 50 jours a été dépassé, la Dimona sera certes acceptée, mais le dépassement sera directement signalé.

Dans ce cas, l’employeur devra veiller à ne déclarer que les jours du contingent avec des cotisations de solidarité réduites dans la déclaration trimestrielle DmfA. Les jours de dépassement du contingent doivent être déclarés sur la DmfA avec des cotisations ONSS ordinaires.

Remarque : l’étudiant qui travaille plus de 50 jours conserve son statut d’étudiant. Il doit encore être déclaré comme étudiant dans la Dimona et est toujours lié à l’employeur par un contrat d’étudiant. 

Il ne faut pas confondre cette situation avec celle dans laquelle un étudiant a travaillé pendant plus de 12 mois sans interruption chez un même employeur, ce qui a pour conséquence qu’il ne peut plus être occupé dans le cadre d’un contrat d’étudiant et ne peut donc plus bénéficier des cotisations ONSS réduites.

Cela signifie concrètement ce qui suit :

  • Occupation chez un seul employeur : si un étudiant travaille plus de 50 jours chez un seul employeur, l’employeur devra déclarer les 50 premiers jours avec des cotisations de solidarité. Le 51e jour et les jours suivants devront alors être déclarés avec des cotisations ONSS ordinaires. S’il ne suit pas ces règles, l’ONSS effectuera une régularisation et imputera donc les cotisations ONSS ordinaires pour tous les jours (et donc aussi pour les 50 premiers jours).
  • Occupation chez plusieurs employeurs : si un étudiant travaille chez plusieurs employeurs, l’employeur devra déclarer les jours du contingent avec des déclarations de solidarité et les jours qui dépassent le contingent avec des cotisations ONSS ordinaires. S’il ne respecte pas ces règles, l’ONSS procédera à une régularisation des cotisations à partir du 51e jour.

Conseil : avant de faire signer un contrat d’étudiant, demandez à l’étudiant de vous fournir l’attestation qui mentionne le nombre de jours restants du contingent. Contrôlez alors sur le site web de l’ONSS le contingent encore disponible à l’aide du code figurant sur l’attestation. De cette manière, vous pourrez éviter que le contingent de 50 jours soit dépassé chez vous et qu’une régularisation des cotisations ONSS soit effectuée.

5. Que se passe-t-il si le nombre de jours prestés est inférieur ou supérieur à celui réservé ?

Si l’étudiant a finalement presté moins de jours que ceux réservés via la Dimona, l’ONSS libérera automatiquement (après l’envoi de la déclaration DmfA) les jours non utilisés. L’étudiant peut cependant demander auparavant à l’employeur de « libérer » directement ces jours pour que ceux-ci puissent être prestés chez un autre employeur. Si l’employeur avait déjà réservé d’autres jours pour les trimestres suivants de l’année, il pourra transférer les jours non utilisés vers un trimestre suivant, sans qu’une correction Dimona doive être effectuée.

Si l’étudiant a presté en réalité plus de jours que ceux réservés à la Dimona, il n’y aura pas d’adaptation automatique du contingent, mais l’ONSS effectuera un contrôle après le traitement des déclarations DmfA. S’il s’avère que le contingent de 50 jours a été dépassé chez l’employeur, une régularisation des cotisations ONSS aura lieu.

Remarque : tant que la déclaration DmfA n’a pas été introduite, il est encore possible d’effectuer une réservation de jours supplémentaires pour le trimestre via la Dimona. Il est fortement recommandé de procéder à cette réservation supplémentaire si l’on veut éviter que l’ONSS exécute une régularisation par la suite.

6. Résumé : procédure à suivre pour l’occupation d’étudiants

Si vous souhaitez occuper un étudiant et bénéficier au maximum des cotisations ONSS réduites, nous vous conseillons de toujours suivre les étapes suivantes :

  1. Impression préalable par l’étudiant de l’attestation mentionnant le contingent disponible via le site web www.studentatwork.be
  2. Contrôle en ligne par l’employeur du contingent disponible grâce au code qui figure sur l’attestation. Ce contrôle peut se faire sur le site portail de l’ONSS, rubrique « Employeurs », en cliquant sur « student@work-50 days », ou directement via le lien suivant :
  3. https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/studentatwork/index.htm.
  4. Signature du contrat de travail d’étudiant par l’employeur et l’étudiant. Vous pourrez alors savoir combien de jours peuvent (encore) être prestés au pourcentage ONSS avantageux.
  5. Déclaration par l’employeur des dates d’entrée et de sortie de l’étudiant, et réservation du nombre de jours (par trimestre) via la Dimona.

7. Point de vue de l’ONSS concernant l’occupation de jeunes diplômés 

Pour les étudiants qui terminent leurs études en juin et obtiennent leur diplôme, l’ONSS accepte qu’ils puissent travailler jusqu’au 30 septembre de cette même année moyennant l’application de la cotisation de solidarité. Cette opportunité n’est toutefois accordée que s’il s’agit d’une occupation qui présente les caractéristiques d’un travail d’étudiant sur le plan social. La cotisation de solidarité ne peut donc en aucun cas être appliquée lorsqu’il s’agit en réalité d’une période d’essai déguisée pour un contrat de travail ordinaire. 

Si un employeur engage un travailleur qu’il avait occupé auparavant comme étudiant pendant les vacances d’été, il doit donc veiller aux éléments suivants : 

  • Un certain laps de temps doit s’écouler entre la fin du contrat d’étudiant et l’engagement comme travailleur ordinaire ;
  • La fonction du travailleur ordinaire doit être différente de celle exercée comme étudiant. 

8. Déclarations Dimona via le secrétariat social SSE : instructions spécifiques

Les employeurs qui font appel aux services de SSE pour leurs déclarations Dimona doivent aussi communiquer à leur gestionnaire de dossier (outre les données classiques d’identité et la période d’occupation) le nombre de jours pendant lesquels l’étudiant travaillera. Dans le cas contraire, aucune déclaration Dimona ne pourra être envoyée.

Il est par ailleurs vivement conseillé, avant la signature du contrat d’étudiant, de toujours demander à l’étudiant l’attestation avec le solde de jours restants, pour que vous puissiez être certain du nombre de jours pendant lesquels vous pourrez l’occuper aux cotisations ONSS réduites. Nous vous demandons dès lors d’envoyer cette attestation immédiatement à votre gestionnaire de dossier pour qu’il puisse effectuer la Dimona.

Si l'occupation de l’étudiant entraîne un dépassement du contingent de 50 jours, vous devez le signaler explicitement à votre gestionnaire de dossier pour que les déclarations DmfA puissent être établies correctement.

Les clients doivent s’assurer eux-mêmes que le contingent de 50 jours n’a pas été dépassé, et ce, tant lors de la communication des jours pour la Dimona que lors de la communication des prestations effectives de l’étudiant. SSE ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’un dépassement éventuel du contingent, ni des régularisations ONSS y afférentes.

Pour plus d’informations, vous pouvez toujours vous adresser à votre gestionnaire de dossier personnel.