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Affiliation à une caisse d'assurances sociales

Tout indépendant, aidant, associé actif et mandataire de société qui exerce une activité indépendante en Belgique, est assujetti au statut social pour travailleurs indépendants.

Table de matières
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Qui doit s’affilier à une caisse d’assurances sociales ?

Indépendant

Toute personne physique qui exerce une activité en Belgique, susceptible de produire un revenu professionnel, sans pour cela être liée par un contrat de travail (ouvriers – employés) ou par un statut (fonctionnaire), est indépendante.

Qui est indépendant à titre complémentaire?

Combinaison entre un travail dans le secteur privé et une activité indépendante

L’activité indépendante est exercée à titre complémentaire quand l'enseignant statutaire travaille en ordre principal et habituellement suivant un horaire correspondant à au moins un mi-temps dans le secteur privé.

Combinaison entre un emploi statutaire auprès des services publics, S.N.C.B. inclus (enseignement excepté) et une activité indépendant

L’activité indépendante est exercée à titre complémentaire quand l’indépendant travaille au moins 8 mois ou 200 jours annuellement et au moins à mi-temps dans les services publics.

Combinaison entre une mission d’enseignement et une activité indépendante

L’activité indépendante est exercée à titre complémentaire quand l'enseignant statutaire donne cours pendant au moins 6/10 d’un horaire complet ou quand il travaille comme enseignant contractuel.

Si l’enseignant n’est pas nommé ou travaille contractuellement, il doit prester au moins 5/10 d’un horaire complet.

Combinaison entre un revenu de remplacement et une activité indépendante

L’activité indépendante est exercée à titre complémentaire quand l’indépendant bénéficie d’une indemnité sociale par ex. indemnité d'assurance maladie-invalidité, indemnité de chômage,...

Circonstances spéciales

Les personnes qui outre l’exercice de leur activité indépendante
  • bénéficient d’une indemnité pour interruption de carrière ;
  • reçoivent une indemnité de préavis à cause de licenciement peuvent être considérés comme indépendants à titre complémentaire.
  • De tels cas spécifiques sont examinés individuellement.

Une activité indépendante, parallèlement à une activité salariée dans un autre Etat membre

A partir du 01/05/2010:

Entrée en vigueur du nouveau Règlement européen n° 883/2004 et du Règlement d'application n° 987/2009.

Lorsqu'une activité indépendante était exercée en Belgique, parallèlement à une activité salariée exercée dans un autre Etat membre, l'assujettissement était fractionné en application du Règlement précédent .

Depuis le 01/05/2010 ce n’est plus le cas: le nouveau Règlement prévoit que l'Etat compétent en l'occurrence est l'Etat membre dans lequel l'intéressé exerce ses activités salariées (hormis les personnes tombant sous le coup des dispositions transitoires, voir ci-dessous).

Au cas où l'intéressé exerce dans plus d'un Etat membre une activité salariée et exerce simultanément, dans un autre Etat membre, une activité indépendante, l'Etat membre compétent sera déterminé selon les règles applicables aux travailleurs salariés exerçant une activité dans deux ou plusieurs Etats membres (c-à-d suivant la législation de l'Etat de résidence)

Dispositions transitoires
Les situations existantes restent soumises à l'ancien Règlement (pendant une durée de 10 ans maximum à partir du 01/05/2010). Cette règle ne s'applique toutefois:
  • qu'aussi longtemps que la situation qui a prévalu reste inchangée ;
  • que pour autant que l'intéressé ne demande pas lui-même l'application du nouveau Règlement.

Formalités

L’indépendant à titre complémentaire peut s’affilier auprès de notre caisse d'assurances sociales a.s.b.l. l'Entraide en renvoyant la déclaration d'affiliation, dûment complétée (en particulier la rubrique 5 en ce qui concerne l’activité à titre complémentaire) et signée, accompagnée d’une attestation de l’employeur ou d’une copie de la bande de paiement (uniquement pour les personnes qui bénéficient d’un revenu de remplacement).

Aidants

Un aidant indépendant est aussi assujetti au statut social pour indépendants et doit s’affilier auprès d’une caisse d’assurances sociales. Est considérée comme aidante toute personne qui aide ou remplace un indépendant dans l’exercice de sa profession en Belgique, sans être liée par un contrat de travail.

Le critère déterminant est donc l’absence de contrat de travail.

Toutefois, tout aidant d’indépendant pour lequel un lien de subordination existe est considéré comme travailleur salarié (régime O.N.S.S.) et il ne relèvera donc pas du champ d’application du statut social pour indépendants. L’indépendant qui est aidé, est nécessairement une personne physique. Une personne morale ne peut pas être remplacée ou aidée.

L’aidant et l’ « aidé » ne doivent pas être nécessairement parents. Pour le statut des conjoints aidants, veuillez vous référer à la rubrique "un statut social pour le(la) conjoint(e) aidant(e).

Règlement spécial pour les jeunes aidants débutants

Les jeunes aidant(e)s débutants sont obligés de s'assurer à partir du 1er janvier de l’année de leur vingtième année, à moins qu’ils ne se soient mariés auparavant. Les jeunes aidants qui se marient avant la date précitée sont obligés de s'assurer à partir du trimestre du mariage.

Exceptions!

Les aidant(e)s qui ne sont pas obligé(e)s de s'assurer sont:

  • Les aidant(e)s célibataires avant le 1er janvier de l’année au cours de laquelle ils (elles) atteignent l’âge de 20 ans ;
  • Les étudiants qui sont aidants, mais qui sauvegardent leur droit aux allocations familiales ;
  • Les aidant(e)s occasionnel(le)s, qui exercent leur activité moins de 90 jours par an ET de façon irrégulière ;

Formalités

L’aidant peut s’affilier à notre caisse d'assurances sociales a.s.b.l. l'Entraide au moyen du formulaire d’affiliation dûment complété (en particulier la case III pour les aidants), qui sera à renvoyer signé.

Associés actifs

Les associés qui sont actifs dans la société et qui détiennent également des actions de la société sont considérés comme étant indépendants.

Si un associé détient des actions mais qu’il n’exerce pas d’activité dans la société, il est considéré comme étant un commanditaire. Le fait qu’il se limite à apporter du capital, permet de considérer qu’il n’est pas indépendant.

Mandataires dans les sociétés

Les mandataires (gérants, administrateurs, liquidateurs, …), qu’ils soient rémunérés ou non, sont assujettis au statut social dès qu’ils sont nommés dans une société assujettie elle-même à l’impôt belge des sociétés ou à l’impôt des non-résidents.

Le fait que la société soit inscrite plus tard au registre de commerce ne change rien.

Exceptions:

les mandataires de société avec un mandat gratuit ne sont pas obligés de s'assurer au statut social et ne doivent donc pas s’affilier auprès d’une caisse d’assurances sociales, et ce à condition de ne bénéficier d’aucune rémunération, ni d’avantages en nature pour l’exercice de ce mandat au sein de la société et de n’effectuer aucune tâche commerciale, administrative ou technique relative à la réalisation de son objet social (exemple : en tant qu’associé actif, prestataire de services,…)

A partir du 01/07/2014 les dispositions légales et réglementaires relatives à l’assujettissement des mandataires sont adaptées.

  • La gratuité du mandat ne peut être admise qu’au maximum 12 mois précédant le mois de la publication dans les annexes au Moniteur belge ou précédant le mois de la communication à la caisse d’assurances sociales ;
  • A partir du 01/07/2014 la gratuité du mandat est également admise pour les mandataires non résidents ;
  • Au cas où les statuts stipulent que le mandat n’est pas rémunéré, sauf décision contraire de l’organe compétent, la gratuité du mandat est admise, aussi longtemps que l’organe compétent n’a pas pris de décision de rémunération ;
  • La gratuité du mandat ne peut être admise si le mandataire effectue une tâche commerciale, administrative ou technique relative à la réalisation de l’objet social de la société. Ceci est également le cas pour les mandataires avec mandat gratuit qui prouvent la gestion journalière et pour les mandataires uniques ;
  • Lorsqu’en contradiction avec les statuts, il s’avère que le mandat a produit des revenus ou avantages en nature, ou si la société verse des cotisations ou des primes en vue de la constitution d’une pension complémentaire pour le mandataire, l’assujettissement est maintenu aussi longtemps que la gratuité n’est pas une nouvelle fois établie. La reconfirmation de la gratuité ne peut jamais avoir pour conséquence que l’assujettissement du mandataire soit annulé pour les trimestres pour lesquels le mandataire a recueilli une rémunération.

Le(la) conjoint(e) aidant(e)

A partir du 01/01/2003, toutes les personnes (hommes et femmes) qui sont aidants de leurs conjoints indépendants et qui n’ont pas de statut propre, sont obligées de s’assurer contre l’incapacité de travail auprès de la caisse d’assurances sociales où leur conjoint(e) est affilié(e).

Ceci est également valable pour les personnes qui cohabitent avec un indépendant et qui sont liées par une déclaration de cohabitation légale.

Le conjoint aidant d’un gérant d’entreprise n’est PAS soumis à cette obligation. Attention ! Si le conjoint aidant possède des parts et travaille dans l’entreprise, il doit être considéré comme associé actif et doit s’affilier comme indépendant. C’est également le cas si le conjoint exerce un mandat ou s’il bénéficie d’une rémunération.

Quels sont les cotisations à payer par le conjoint aidant ?

La cotisation incapacité de travail du conjoint aidant est calculée sur le revenu professionnel sur lequel sont calculées les cotisations sociales du conjoint indépendant. En principe il s’agit du revenu de la 3ème année antérieure.

Ces cotisations varient en fonction du revenu professionnel et se situent entre € 27,38 (minimum) et € 154,36 (maximum) par trimestre pour l’année 2017. (voir barème)

Quels sont les droits du conjoint aidant ?

En payant ses cotisations sociales à la caisse d’assurance sociale, le conjoint aidant à droit à:
  • une indemnité journalière en cas d’incapacité de travail ;
  • une indemnité de maternité.
Remarque:

ces indemnités sont payées par la mutuelle. Si l'activité en tant que conjoint(e) aidant(e) est poursuivie APRES l'âge de la pension, le paiement des cotisations devra être effectué pour des prestations qui ne pourront plus être accordées.

Affiliation au statut social complet

Les conjoints aidants sont tenus de s’affilier au statut social complet pension (allocations familiales, soins de santé, incapacité de travail et indemnité de maternité) à partir du 01/07/2005 (pas d’assurance en cas de faillite).

Exceptions
  • Vous êtes né avant 1956: Après le 1er juillet 2005, vous devez uniquement adhérer au mini-statut.
  • Votre conjoint est taxé comme administrateur d'une société: le statut du conjoint aidant ne s'applique pas à vous.

Les cotisations réclamées seront identiques aux cotisations réclamées aux indépendants en activité principale mais les revenus seront séparés. La partie des revenus du conjoint aidant correspondra à une rémunération normale pour les prestations fournies.

Remarque: les cotisations minimales pour ce « maxi » statut s’élèvent à € 319,68 (barème 2017), ce qui correspond à la moitié de la cotisation minimale d’un indépendant en activité principale.

Lors de l’affiliation, le conjoint aidant sera considéré comme un nouvel indépendant. Il payera une cotisation provisoire par trimestre. Cette cotisation forfaitaire sera régularisée dès que le fisc aura communiqué les revenus professionnels réels du conjoint aidant. Le conjoint aidant qui s’affilie au « maxi » statut ne doit donc pas payer en plus une cotisation pour l’incapacité de travail.

En principe, l'assujetti principal payera pour la première année d’affiliation des cotisations sociales calculées sur base de ses revenus de 3ème année antérieure, mais la caisse d’assurance sociale effectuera une correction:le revenu de référence du conjoint indépendant (par exemple le revenu indexé de l’année 2010) sera diminué du montant des revenus octroyés au conjoint aidant au cours de la première année complète d’affiliation (par exemple de l’année 2013). Tant que l’aidant(e) paye des cotisations provisoires, la caisse d’assurances sociales déduira un montant forfaitaire. Cette déduction sera revue dès que les revenus définitifs du conjoint aidant seront connus. Cette correction se répètera pour la deuxième et troisième année d’affiliation.

Formalités

Le conjoint aidant peut s’affilier auprès de notre caisse d’assurances sociales en renvoyant la déclaration d'affiliation de conjoint aidant, dûment complétée et signée.

Le statut d’étudiant  indépendant

A partir du 1er janvier 2017, les étudiants qui exercent une activité indépendante et qui introduisent une demande à cette fin, peuvent bénéficier du nouveau statut d’étudiant indépendant.  A la même date, l’actuel régime de cotisations par lequel l’activité indépendante des étudiants est assimilée à une activité indépendante à titre complémentaire (article 37 étudiants) est abrogé.

Conditions

Pour pouvir être consideré comme étudiant-indépendant, les conditions suivantes doivent être remplies. ::

  • L’étudiant doit avoir entre 18 et 25 ans.

Cela signifie que le statut d’étudiant-indépendant ne peut être accordé avant le trimestre de l’année civile au cours duquel l’étudiant atteint l’âge de 18 ans ni après le troisième trimestre de l’année civile au cours de laquelle il atteint l’âge de 25 ans..

  • L’étudiant doit être inscrit à titre principal.

L'étudiant doit être inscrit au mimimum pour 27 crédits (ECTS) par année académique ou scolaire.  A défaut d’études exprimées en termes de crédits, l’étudiant doit être inscrit pour suivre 17 heures de cours par semaine au moins.  Les périodes pendant lesquelles l’étudiant ne suit pas de cours car il est en stage ou pendant une période de maximum un an au cours de laquelle il prépare un mémoire, ne mettent pas en péril le fait de considérer que son inscription est à titre principal.

  • L’étudiant doit suivre les cours régulièrement.

L’étudiant doit obligatoirement joindre une déclaration de suivi régulier des cours quand il demande l’application du statut d’étudiant-indépendant..
L’établissement scolaire en apporte la preuve (à la fin de l’année scolaaire ou académique) en confirmant que l’etudiant à éte présent aux cours.  S’il nest pas possible de l’attester, l’établissement doit attester qu’il a participé aux examens à concurrence des 27 crédits ou des 17 heures de cours. 
Le fait que l’étudiant est accompagné par son établissement d’enseignement dans son projet entrepreneurial vaut également comme preuve. En cas de force majeure, lorsque l’étudiant n’a pas pu, pour des raisons indépendantes de sa volonté, être présent aux cours et participer aux examens (par exemple : maladie, accident, etc…), il peut être admis que ‘létudiant a suivi régulièrement les cours pour autant que ces raisons puissent être établies par pièce(s) justificatives).

  • L’étudiant doit être inscrit dans un établissement d’enseignement reconnu.

L’établissement d’enseignement en Belgique doit être reconnu par l’autorité compétente (les Communautés).  Le programme de l’établissement d’enseigement à l’étranger doit être reconnu par l’autorité compétente étrangère ou correspondre à un programme reconnu par cette autorité.

  • L’étudiant doit avoir pour objectif d’obtenir un diplôme reconnu par une autorité compétente en Belgique.

Le fait d’être inscrit dans un établissement d’enseignement qui est reconnu par une autorité compétente en Belgique, implique que le diplôme, que l’étudant a pour objectif d’obtenir, est un diplôme qui est reconnu par une autorité compéténte en Belgique. 

Outre les établissements de l’enseignement secondaire, les hautes écoles et les universités d’autres établissements sont reconnus en Belgique, tels que Syntra, IFAPME, efp, les centra voor volwassenenonderwijs, l’enseignement de promotion sociale et Erwachsenenbildung.

En cas d’études à l’étranger, le diplôme que l’étudiant a pour objectif  d’obtenir, doit également pouvoir être reconnu par une autorité compétente en Belgique..

  • L’étudiant doit exercer une activite professionelle indépendante pour laquelle il est assujetti au staut social des indépdendants.

Procedure de demande

L’étudiant qui souhaite bénéficier du statut d’étudiant-indépendant doit remplir le formulaire de demande.  Vous pouvez le trouver dans notre rubrique documents.
L’étudiant doit s’engager à suivre régulièrement les cours pour lesquels il s’est inscrit dans un établissement d’enseignement.  Il doit explicitiement le déclarer par écrit à sa caisse d’assurances sociales en utilisant la « declaration de suivi régulier des cours ».

La demande porte sur une année scolaire ou académique en cours ou qui va débuter.  La demande peut également porter sur une année scolaire ou académique qui au moment de la demande est déjà écoulée, mais ne peut jamais se situer avant le 1er janvier 2017 (date d’entrée en vigueur du statut d’étudiant-indépendant).

Il y a lieu de considérer qu’une année scolaire ou académique est écoulée lorsque l’on se situe après le 30 septembre de l’année civile au cours de laquelle l’année scolaire ou académique se termine.  Jusqu’au 30 septembre, on se trouve dans une année en cours.

que l’étudiant n’y renonce pas, et qu’il répond jusque-là aux conditions pour bénéficier du statut d’étudiant-indépendant, la demande porte également sur les années ultérieures.  Aucune nouvelle demande n’est donc nécessaire pour chaque année scolaire ou académique pendant la poursuite des études. En cas de modification en cours d’une année scolaire ou académique relative au statut de l’étudiant-indépendant qui pourrait remettre en cause ce statut, l’étudiant a l’obligation d’en informer sa caisse.
Citons les principales modifications de manière non-limitative :

  • L’abandon des études
  • La diminution de nombre de crédits en dessous de 27 crédits
  • La dimunution de nombre d’heures de cours en dessous des 17 heures
  • L’exercice d’une autre activité professionnelle au moins à mi-temps
  • Le changement d’établissement d’enseignement
  • La fin des études
  • Les études à l’étranger

Etudiants bénéficiaires de l’article 37 du RGS avant le 1er janvier 2017

A partir du 1er janvier 2017, le régime de cotisations “article 37 étudiants” disparait.  Nous avons déjà contacté les étudiants concernées.  Pour eux, les cotisations seront calculées, provisoirement, sur les revenus de la troisième année antérieure (si connus).

Etudes à l’étranger

Lorsque l’inscription est effectuée dans un établissement à l’étranger, l’étudiant doit remettre à sa caisse,une attestation d’inscription complétée par son établissement d’enseignement à l’étranger ou par l’organisme qui s’est chargé en Belgique de l’inscription du jeune dans l’établissement à l’étranger.  L’attestation doit impérativement mentionner que le programme d’études est reconnu par une autorité compétente dans le pays à l’étranger.  L’attestation doit également mentionner le cachet de l’établissement à l’étranger.
L’etudant doit, comme les autres étudiants, signer une déclaration de suivi régulier des cours et en fin de l’année scolaire ou académique,  fournir une attestation de suivi régulier des cours à l’etranger.
Lorque le programme d’enseignement est reconnu par l’autorité compétente étrangère, l’étudiant doit encore établir que la formation ou les études suivies à l’étranger permettent d’obtenir un diplôme qui est reconnu par une autorité compétente en Belgique.  Pour ce faire, l’étudiant doit fournir un document qui permet d’établir que :

  • Les études à l’étranger ont été reconnues en Belgique en tant qu’études pour l’octroi d’une bourse lorsque le jeune a obtenu une telle bourse ou ;
  • Les études à l’étranger ont été reconnues par la caisse de paiement des allocations familiales lorsque le jeune continue à bénéficier d’allocations familiales pendant sa période d’études à l’étranger ou ;
  • Les études suivies à l’étranger donnent accès à la poursuite des études en Belgique lorsqu’un établissement d’enseignement en Belgique peut le reconnaitre ou ;
  • Lorsque les études à l’étranger ont été reconnues par toute autre organisme officiel en Belgique.

Fin de l’assujetissement en tant qu’étudiant-indépendant

L’assujettissement en tant qu’étudiant-indépendant prend fin à partir du trimestre au cours duquel une ou plusieurs condition(s) relative(s) à l’exercice d’une activité indépendante et/ou aux études ne sont plus remplie(s).

L’assujetissement prend fin le 30 septembre de l’année civile au cours de laquelle le jeune atteint 25 ans, quelle que soit sa date d’anniversaire.
L’étudiant-indépendant peut renoncer à sa demande.  Une telle renonciation doit être introduite par écrit (par lettre, par mail ou par dépôt sur place).  La renonciation prend effet le premier jour du trimestre qui suit le trimestre au cours duquel elle a été introduite ou à partir d’un trimestre futur mentionné par l’étudiant dans sa renonciation.

Les cotisations sociales

L’étudiant-indépendant n’est redevable d’aucune cotisation sociale lorsque son revenu n’atteint pas la moitié du revenu minimum des travailleurs indépendants à titre principal (6648,12 EUR en 2017).

Lorsque son revenu atteint au moins la moitié du revenu minimum des travailleurs indépendants à titre principal, il est redevable d’une cotisation réduite calculée sur la partie de revenu à partir de la moitié du revenu minimum

Dès que son revenu atteint au moins le montant du revenu minimum des travailleurs indépendants à titre principal (13296,25 EUR en 2017), l’étudiant doit cotiser en tant que travailleur indépendant à titre principal sur l’ensemble de son revenu et non plus uniquement sur la partie qui dépasse la moitié du revenu minimum (minimum 727,72 EUR de cotisation en 2017).

 L’étudiant-indépendant est redevable d’une cotisations provisoire forfaitaire identique à la cotisation de début d’activite des indépendants à titre complémentaire.

Augmenter ou réduire les cotisations provisoires

Comme les autres travailleurs indépendants, l’étudiant-indépendant peut également demander de payer des cotisations provisoires réduites ou augmentées.
Vous pouvez trouver la formulaire de demande de réduction des cotisations provisoires dans notre rubrique documents.
IL’étudiant-indépendant peut librement payer des cotisations provisoires plus élevées.  Il n’y a pas des formalités à respecter.

Dispense de cotisations

Les étudiants-indépendants qui ne sont redevable d’aucune cotisation ou sont redevables d’une cotisation réduite, également en période de début d’activité, et même s’ils cotisent volontairement comme des travailleurs indépendants à titre principal, ne peuvent introduire de demande de dispense auprès la Commission des dispenses de cotisations.

Couverture Sociale

La couverture sociale décrité ci-dessous ne vise que les étudiants-indépendants redevables d’une cotisation réduite ou d’aucune cotisation.  Les étudiants-indépendants qui cotisent comme des indépendants à titre principal, ouvrent quant à eux dees droits dans tous les secteurs.

En tant qu’enfant bénéficiaire d’allocations familiales

En cas d’exercice d’une activité indépendante, il est présumé que l’étudiant-indépendant qui n’est redevable d’aucune cotisation respecte les conditions pour donner droit aux allocations familiales sans autre vérification.
Lorsque l’étudiant-indépendant est redevable d’une cotisation réduite, il devra se soumettre à une vérification et compléter une déclaration sur l’honneur afin d’attester, le cas échéant, auprès de sa caisse d’allocations familiales du respect des conditions relatives à son activité professionnelle.
Lorsqu’il cotise comme un indépendant à titre principal, il n’y a plus d’allocations familiales pour lui-même, mais il pourra ouvrir le droit pour ses enfants.

Soins de santé

L’étudiant-indépendant de moins de 25 ans qui légalement n’est redevable d’aucune cotisation ou n’est redevable que d’une cotisation réduite, est bénéficiaire de l’assurance contre la maladie et l’invalidité en tant que personne à charge  de l’un de ses parents ou grands-parents.

Incapacité de travail et assurance maternité

L’étudiant indépendant qui légalement n’est redevable d’aucune cotisation ou n’est redevable que d’une cotisation réduite, ne procure pas de droits en matière d’incapacité de travail.

Pension, aide à la maternité, droit passerelle, allocation d’aidant proche

L’étudiant-indépendant qui n’est redevable légalement d’aucune cotisaiton ou n’est redevable que d’une cotisation réduite, n’a pas de droits dans ces secteurs.

Paiement de cotisations sociales

L’indépendant recevra chaque trimestre un avis d’échéance pour le paiement de sa cotisation sociale.
L’importance de la cotisation trimestrielle varie suivant l’importance du revenu professionnel net de l’année de référence et dépend aussi de la façon dont l’activité indépendante est exercée (à titre principal – à titre complémentaire – pensionné).

Formalités

Tout indépendant, peut s’affilier à notre caisse d'assurances sociales a.s.b.l. l'Entraide au moyen de la déclaration d'affiliation, à renvoyer dûment complétée et signée.