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EASYPAY Base

La base EASYPAY est une solution logicielle conviviale, modulaire et complète, garantissant un support intégral lors de la gestion de salaires et appointements.

Cette application en ligne fonctionne aussi bien dans un environnement ‘single-user’ (utilisateur unique) que dans un environnement ‘multi-user’ (de multiples utilisateurs) sous Linux, Unix, Windows, intranet et internet. Par conséquent, tant les collaborateurs RH spécialisés et les chefs de service, que les collaborateurs individuels reçoivent leur propre accès adapté à la plate-forme.

La construction logique du progiciel EASYPAY vous permet de gérer sans problème plusieurs employeurs, contrats, départements et centres de frais. Les grandes parties dans le progiciel concernent e.a. les fichiers de base, le traitement mensuel, la DmfA, la clôture de l’exercice, les documents sociaux...

Grâce au progiciel de base EASYPAY vous automatisez e.a.

Dimona

Vos obligations lors d’une déclaration Dimona sont réduites à un minimum : chaque entrée ou sortie de service est enregistrée par les contrats et/ou lignes d’emploi, d’où une déclaration automatique est créée et transférée à l’ONSS. Evidemment, des déclarations modifiantes peuvent être créées. Des messages Dimona que l’on reçoit ainsi que les accusés de réception de la part de l’ONSS peuvent être lus par l’utilisateur et gardés pour consultation ultérieure.

Rapportage

Cet outil vous permet de créer des listes ad hoc et des rapports à l’aide de toutes les données du progiciel EASYPAY. Le résultat de ces listes peut être imprimé ou copié vers un format CSV/Excel. Vous pouvez traiter ces résultats en Microsoft Excel, Word, …

Commande chèques de repas

Vous faites vos commandes des chèques de repas à la minute via le progiciel Easypay. Après la paramétrisation concernant le lieu, la façon et le moment de la livraison des chèques, le système établit automatiquement un fichier de commande. Ceci permet d’envoyer la commande automatiquement à « Sodexho Pass » ou à « Ticket Restaurant ».

Regularisations

Partant de votre expérience, vous savez très bien combien de fois des corrections doivent être apportées à une période salariale déjà clôturée. Le progiciel Easypay effectue une régularisation automatique lors de modifications aux signalétiques, prestations et données salariales de périodes précédentes. Les nouveaux données sont comparées aux données déjà traitées et un bulletin salarial rectifiée est établi. Ce bulletin salarial sera compris dans un processus séparé ou dans le processus salarial mensuel. Les déclarations DmfA et les déclarations pour le précompte professionnel sont automatiquement dressées selon la période de paie et de traitement.

Protection des menu

Par utilisateur un menu peut être défini et l’on peut déterminer les taches et les programmes auxquels le collaborateur a accès. Uniquement les points du menu accessibles sont montrés. En plus, l’utilisateur peut protéger certains taches et programmes en y attribuant des droits (seuls droits de lecture, droit de lecture et d’écriture, tous les droits).

Protection des données

Par utilisateur un accès peut être accordé à une entité bien déterminée d’employés, de départements, etc… La protection de données est définie à moyen d’ un vingtaine de paramètres. Outre la protection de données, chaque transaction peut être consultée à tout moment. Ainsi, on peut vérifier, si nécessaire, quel utilisateur a exécuté quel traitement à un moment donné.

Chômage temporaire

Avec le progiciel EASYPAY, la problématique concernant le chômage temporaire est entièrement automatisée. Des demandes, assignations et prolongements sont dressés de façon simple. Tous les documents sont dressés à l’aide des données dans le progiciel et complémentés de quelques données spécifiques. Les documents de chômage sont imprimés selon la mise en pages légale et peuvent être transmis immédiatement aux instances concernés.

La prépension

Les montants fixés dans le cadre de la prépension sont calculés de façon automatique. Ceci signifie concrètement la réévaluation de l’ indemnité complémentaire, la fixation de l’indemnité complémentaire, la fixation de l’allocation de chômage et le calcul du prélèvement d’employé sur la prépension conventionnelle. En plus, la rédaction des formulaires de déclaration pour l’ONP est prévue.

Selon votre organisation, EASYPAY met à votre disposition les modules optionels suivants :

Accidents de travail

La déclaration d’accident de travail est dressée entièrement de façon automatique à l’aide des données qui sont déjà disponibles. Seules les données qui se réfèrent spécifiquement à l’accident de travail, doivent encore être remplies. Le document est imprimé selon la mise en pages, stipulé par la loi et peut immédiatement être transféré aux instances concernés. Ces données peuvent également être envoyées selon les modalités ASR.

Barème's privé

Les salaires corrects sont automatiquement déduits de l’échelle des barèmes. Vous ne devez donc pas remplir le salaire par employé individuel. Les échelles des barèmes peuvent être dressées aussi bien selon l’âge que l’ancienneté, et par comité paritaire.

Gestion des anciennetés

Grâce à cette option, vous pourrez effectuer le suivi des grades, échelles, niveaux et des anciennetés et barèmes correspondants. Elle vous permettra en outre d’établir des statistiques, d’imprimer des listes et de relier les augmentations à d’autres barèmes et échelles de traitement.

Comptabilité

Grâce au lien avec la comptabilité, les données salariales calculées peuvent être traitées dans une statistique comptable.

Cette statistique est générée à l’aide d’un lien, d’une part entre les codes de prestation (raisons de paiement) utilisés dans le paiement concerné et d’autre part les numéros de compte généraux utilisés dans la comptabilité et qui peuvent être déterminés par employeur, par département.

La statistique comptable peut être livrée sur une liste ainsi que dans un format de fichier. Ainsi, les données salariales peuvent être tirées directement dans le progiciel comptabilité.

E-doc

Grâce à E-doc vous disposez d’un lien direct entre EASYPAY et Microsoft Word. L’utilisateur établit des documents via Microsoft Word et les garde en format RTF. Dans ces documents, des variables reconnaissables de EASYPAY sont utilisés (p.ex ; nom, adresse, etc. de l’adressé) de sorte que ces données sont automatiquement reprises de la banque de données Easypay. De cette façon vous pouvez personnaliser des documents sociaux et/ou propres documents et remplir d’une façon efficace vos taches administratives.

EASYPAY SQL

La banque de données ouverte SQL permet que vous pouvez générer en temps réel vos propres questions et rapports. Une description synoptique de la banque de données vous guide à travers le stockage des données dans votre application EASYPAY.

Les fiches de paie électronique

e-Post est LA solution pour une administration des salaires sans paperasse. En effet, grâce à l’impression et l’envoi électroniques des documents, nous offrons aux clients la possibilité de réduire leurs coûts. Plus besoin de papier, d’imprimantes, de cartouches, d’enveloppes et de timbres et fini de perdre du temps à imprimer les documents et les distribuer. e-Post est la solution idéale et vous offre les possibilités suivantes:
  • Creation électronique de documents PDF
  • Envoi des documents par voie électronique
  • my.EASYPAY-GROUP.com et/ou siteweb personnel du client
  • ZOOMIT

eID

L’eID est à la carte d’identité légale pour les citoyens Belges. Toutes les données qui étaient disponibles avec l’ancienne carte d’identité, sont désormais disponibles avec l’eID:
  • preuve d’identité;
  • voyages en Belgique et dans les pays de l’UE.
L’eID offre en outre d’autres possibilités:
  • preuve d’identité via internet;
  • apposition d’une signature électronique;
  • demande de documents officiels et établissement de formulaires;
  • ...

L’option eID permet d’importer les données de la carte d’identité électronique dans les données travailleurs dans le logiciel Easypay, si bien que l’input de ces données peut se faire de manière rapide, simple et sans erreur. Sur base de l’ eID, il est également possible de signer électroniquement des documents.

e-Signature

Cette option permet de scanner des signatures et de les relier à différents documents. En fonction du type de document, vous pouvez sélectionner une signature dans le logiciel Easypay. Lors de l’impression, la signature sélectionnée sera imprimée sur le document.

Lien Excel/Access

Le rapportage via Excel et Access est bien connu, pratique, permettant de générer des tableaux et rapports d’une façon rapide et simple. A l’aide du lien Excel/Access des rapports et listes ad hoc peuvent être dressés à moyen des données du progiciel EASYPAY.

Simulation salariale et budgétisation

Des simulations salariales futures se font à base de données salariales et données d’employé relatées, de la période de référence sélectée. Ces données sont reprises dans un fichier de simulation qui permet de simuler les coûts salariaux pour une certaine période. Le résultat est visible en ligne (global par employeur, par département, par service et détaillé par employé), peut être imprimé et mis à disposition en Excel/Access et format CSV. Ceci signifie que le résultat peut être traité ultérieurement via Excel/Access. La simulation définitive peut être gardée dans le système en tant que budget. Ce budget est utilisé pour faire une comparaison mensuelle entre le budget pronostiqué et les calculs salariaux effectifs. Ainsi, on peut entreprendre des action à temps afin de tenir le coût salarial endéans le budget.

Créanciers

Avec le progiciel Easypay les montants à prélever sont calculés correctement et vous pouvez facilement suivre tant le calcul que le versement.

Lien importation / exportation

Grâce à cet outil les données de progiciels externes sont reprises dans le progiciel EASYPAY. Les données traitées de Easypay peuvent également être mis à la disposition de progiciels tiers, comme p.ex. Navision, Peoplesoft, SAP, Oracle, ...

Chômage temporaire

La problématique complète relative au chômage temporaire est automatisée au moyen de cette option. Toutes les demandes, notifications ou prolongations peuvent être établies via ce module. Sur base des données présentes dans Easypay et de certaines données spécifiques à compléter, tous les documents relatifs au chômage temporaire peuvent être créés et imprimés. Les documents sont imprimés conformément à la mise en pages légale et peuvent donc être transmis aux instances compétentes.

Workflow

Le module workflow, intégré entièrement dans EASYPAY, vous permet de lancer automatiquement et selon votre propre désir, divers taches et procédures dans votre procès d’administration salariale ou de les mettre en marche par ‘flow’. Vous déterminez ainsi la mise en marche de tous les procès concernant p.ex. le traitement mensuel, le traitement trimestriel, la charge automatique des prestations de systèmes tiers dans le système de traitement salarial, etc…

Formulaires de maladie

La fiche de renseignement allocation maladie est dressée entièrement de façon automatique à l’aide des données déjà disponibles dans le progiciel EASYPAY. Seules les données qui se réfèrent spécifiquement à la maladie, doivent encore être remplies. Le document est imprimé selon la mise en pages stipulée par la loi, et peut être transféré immédiatement aux instances concernés. Ces données peuvent également être transférées selon les modalités ASR.

Indemnités de frais

L'option « Indemnités de frais » permet de numériser les tickets de parking, notes de restaurant, notes de taxi des travailleurs, etc. Le travailleur pourra ensuite télécharger ces justificatifs et les envoyer par voie électronique à son responsable pour approbation. Dès que ce dernier aura approuvé les notes de frais, celles-ci seront intégrées à la gestion des prestations en vue du traitement des salaires/du paiement.

L'état de l'approbation pourra à tout moment être suivi et un historique des demandes introduites pourra également être consulté.