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Modules disponibles

En tant que partenaire pour l'enregistrement des temps, Easytime offre une multitude de possibilités et solutions pour une gestion des temps moderne et efficace qui vous permettra de gagner du temps.

Vous trouverez ci-dessous une description de tous les modules disponibles dans le cadre de notre logiciel d'administration des salaires.

TIMEWEB

Module ESS pour l'enregistrement des temps et la gestion décentralisée

Timeweb est le module employee selfservice d'Easytime. Avec Timeweb, les travailleurs et les chefs de service disposent d'un OUTIL performant et convivial. Cet outil leur permet non seulement de consulter des données, mais aussi de participer activement aux tâches quotidiennes du service du personnel. Un travailleur pourra en effet y consulter par exemple ses compteurs d'absence, des informations sur ces enregistrements, etc., mais également demander ses propres absences, effectuer des enregistrements sur PC, etc.

Il reviendra alors au chef de service d'évaluer les demandes introduites. Il pourra pour ce faire avoir recours à des écrans clairs et conviviaux qui lui proposeront des données en temps réel. Ceux-ci lui permettront de disposer de toutes les informations nécessaires pour prendre une décision fondée.

De par son intégration totale dans la banque de données d'Easytime, TIMEWEB génère un rendement direct dans la communication administrative mutuelle entres les services et les opérations RH centrales.

TIMEPLANNER

Le module TIMEPLANNER permet de planifier le personnel en toute simplicité, en partant des données de base du système d'enregistrement des temps. Le planning est basé sur des horaires prédéfinis. TIMEPLANNER permet une planification flexible du personnel, propre à chaque entreprise. Le planning peut être établi par service, par département ou sur base de groupes de planification qui peuvent être définis librement. Il propose une solution pour le chef de service décentralisé et les responsables de service et veille par ailleurs à ce que les enregistrements des temps sous-jacents soient toujours tenus à jour. Le module TIMEPLANNER se distingue des autres systèmes de planification des horaires par les caractéristiques suivantes :
  • Outil basé et connecté à 100 % au système d'enregistrement des temps (Easytime) ;
  • Gestion simple et rapide des plannings du personnel permettant de limiter les surcharges liées au paramétrage et à l'utilisation journalière ;
  • Clarté et convivialité de l'application qui peut ainsi être accessible à de nombreux collaborateurs de votre entreprise.
L'utilisateur dispose, dans un écran de gestion principal, des fonctionnalités suivantes :
  • Écran détaillé avec planning hebdomadaire et planning des absences du personnel ;
  • Fonctions glisser-déplacer pour corriger et modifier rapidement le planning ;
  • Possibilité également, en plus des fonctions glisser-déplacer, de saisir les horaires, absences, etc. à l'aide du clavier ;
  • Chiffres des effectifs en ligne en dessous du planning (vertical) donnant des indications claires sur les sous-effectifs et sureffectifs ;
  • Compteurs horizontaux par membre du personnel (heures planifiées, soldes de congé, récupération, etc.) ;
  • Fonctions pour une gestion des absences limitée (planification des jours d'absence) ;
  • Possibilité d'imprimer une liste de planification claire ;
  • Représentation graphique du personnel planifié sur un axe de temps de 24h.
Pour une gestion du planning aussi complète que possible, une planification du personnel sur l'ensemble des départements est également prévue. Les problèmes d'effectifs peuvent ainsi être compensés entre les différents services.

EASYACCESS

Qu'il s'agisse d'un contrôle d'accès à petite échelle comprenant une seule porte pour quelques personnes ou d'une problématique de sécurisation étendue et complexe, Easytime dispose d'une solution évolutive pour répondre à vos demandes. Easytime vous propose en effet une solution parfaitement gérable et modulable pour le contrôle des accès. Cette solution comprend non seulement le logiciel qui vous permettra de définir les restrictions d'accès, mais aussi le matériel nécessaire à ces limitations. Notre équipe de spécialistes est à votre entière disposition pour trouver avec vous une solution sur mesure.

Fonctionnalités

  • Simplicité de création des horaires d'accès. Vous décidez qui peut avoir accès quand aux différents locaux ;
  • Répartition aisée en zones d'accès ;
  • Facilité de gestion des badges (mise à disposition simple et rapide d'un nouveau badge en cas de perte) ;
  • Possibilités de reporting étendues ;
  • Gestion des visiteurs ;
  • Liste d'évacuation ;
  • Ouverture automatique des portes, portails, barrières, etc. pendant les heures requises ;
  • Différents profils d'utilisateurs paramétrables.

Avantages

  • Configuration simple et rapide dans l'application web ;
  • Intégration à votre logiciel d'enregistrement
  • 1 seul badge pour le contrôle d'accès et l'enregistrement des temps;
  • Beschikbaarheid van realtime informatie;
  • Flexibiliteit.

Choix d'équipe automatique

Cette option donne la possibilité de déterminer automatiquement l'horaire actif d'un travailleur sur base de son premier pointage. Elle permet d'épargner à l'utilisateur Easytime un travail de correction considérable, puisque le système applique directement les arrondis de l'horaire correct, les suppléments adéquats, etc. Cette option peut s'avérer très utile dans les environnements de travail où les changements d'équipe sont fréquents et où il faut pouvoir réagir de manière appropriée à certaines modifications.

Heures flexibles

La version standard d'Easytime permet de définir des horaires flottants sur base journalière pour vos travailleurs. Les travailleurs prestent ainsi leur nombre d'heures par jour, mais peuvent p. ex. débuter entre 7h30 et 9h. L'option « Horaires flexibles » offre encore plus de flexibilité à vos travailleurs, puisque le décompte de la durée de leurs prestations peut être effectué par semaine, par mois, par trimestre ou par an, et non plus par jour. Chaque travailleur a ainsi la possibilité d'aménager lui-même ses heures, tout en tenant compte d'un nombre minimum d'heures à prester.

Le module Timeweb permet en outre au travailleur de consulter son compteur de temps flexible à tout moment.

Calcul du repos compensatoire

L'option « Calcul du repos compensatoire » permet de procéder à un calcul dynamique des jours ou des heures de repos compensatoire. Ce calcul est fondé sur les prestations fournies et peut être appliqué tant sur base du nombre de jours prestés que sur base du nombre d'heures prestées. Vous ne devez donc plus forcément accorder un nombre forfaitaire d'heures/de jours de réduction du temps de travail sur base du type de contrat.

Générateur de rapports

L'option « GÉNÉRATEUR DE RAPPORTS » permet aux utilisateurs d'Easytime de constituer leurs propres listes en toute simplicité à partir du logiciel. Ces listes peuvent à leur tour être importées dans des programmes externes, tels que Microsoft Excel, Word, etc.

L'utilisateur dispose alors de la possibilité d'ajouter lui-même des critères de sélection, de regrouper des données, de modifier l'ordre des champs...

Il est également possible d'enregistrer un modèle de rapport pour que le même rapport puisse à tout moment être consulté.

Ancienneté

L'option « Ancienneté » permet de calculer automatiquement le compteur d'ancienneté. Pour chaque société, département ou même travailleur, vous pouvez appliquer un calcul différent.

Vous pouvez baser ce calcul sur l'âge, la date d'entrée en service ou une date d'ancienneté à définir librement. Il est également possible, pour chaque calcul, de définir différents paliers pour que le nombre d'heures ou de jours de congé d'ancienneté à octroyer puisse dépendre du nombre d’années d’ancienneté.

La seule chose qu'il vous restera à faire en tant qu'utilisateur est de lancer l'exécution du calcul.

Chèques-repas

L’option « Chèques-repas » permet de calculer automatiquement le nombre de chèques-repas lors du traitement mensuel, en fonction du mode de calcul indiqué pour chaque travailleur. Le calcul se fait sur base du nombre de jours et/ou d’heures presté(e)s.

Il est également possible de tenir compte d'adaptations issues de la période précédente déjà calculée. Le système procédera alors automatiquement à une régularisation du nombre de chèques-repas à commander.

Le nombre de chèques-repas à commander peut être exporté sous forme de liste, puis être envoyé à Ticket-restaurant/Edenred ou Sodexo.

Connexion au traitement des salaires

Dans la mesure où Easytime contient toutes les données nécessaires pour débuter le traitement des salaires, cette option est un véritable must. Grâce à cette option, toutes les prestations et absences seront transférées sans erreur à votre secrétariat social ou dans votre logiciel salarial sous un format convenu au préalable et directement exploitable. En tant qu'utilisateur, vous déterminez vous-même quels codes de prestations doivent être envoyés, lesquels doivent être envoyés à titre purement informatif et lesquels doivent être centralisés. Outre ces codes, vous déterminez aussi s'il faut payer uniquement les heures correspondant au planning ou les heures effectivement prestées.

En choisissant cette option, vous pourrez non seulement épargner un temps précieux, mais aussi éviter de nouvelles erreurs lors de l'encodage.

Enregistrement des tâches/Ventilation des heures

Lorsqu’un produit arrive à la fin de la chaîne de production, il est essentiel de savoir combien celui-ci a coûté. Les matières premières ne sont cependant pas les seuls éléments qui entrent dans ce processus de calcul. Il faut également considérer le nombre d'heures nécessaires à la réalisation du produit. Grâce à l’option « Enregistrement des tâches », vous serez en mesure de savoir combien d’heures sont requises pour accomplir un projet ou réaliser un produit ou une opération.

Via le terminal de pointage, le travailleur peut enregistrer l'identification de la tâche effectuée. Vous pouvez à cet effet définir les paramètres qui peuvent être enregistrés (p. ex. projet, numéro de client, quantité, tâche, etc.). Cette opération peut être effectuée via :

  • le balayage d'un lecteur de code-barres ;
  • le clavier du terminal de pointage.

Vous pouvez également opter pour une « ventilation automatique des heures ». Il est alors possible de définir, pour chaque département ou travailleur, le nombre d’heures prestées par période pour chaque tâche.

LDAP/AD

L’option « Authentification LDAP/AD » permet d’utiliser la structure d’autorisation LDAP/AD existante de votre réseau dans les applications Easytime. Vous pourrez ainsi garantir un système d’authentification fiable. Grâce à cette option, la gestion des logins et mots de passe pour Timeweb et Easytime ne se fait plus via l’application Easytime, mais a lieu de manière centralisée via la gestion LDAP/AD de l’entreprise en tant que telle.

Secteur des soins de santé

Comme son nom l’indique, cette option est destinée tout spécialement au secteur des soins de santé. Elle permet d'effectuer les calculs suivants :

  • Suppléments spécifique pour les jours féries;
  • Suppléménts spécifique pour les jours dimanches;
  • Suppléments spécifique pour les samedis;
  • Suppléments spécifique pour les horaires coupés;
Ce supplément est d'application pour les prestations pour lesquelles les deux plages de travail sont séparées par plus de 4 heures.

Pour chacun des suppléments ci-dessus, le pourcentage peut être paramétré. Au moment du traitement des salaires, les suppléments sont calculés et peuvent être transférés à votre secrétariat social ou dans votrelogiciel salarial.

Intérim

Outre le traitement standard des salaires, l'option « INTÉRIM » vous permet aussi d'envoyer le détail des prestations des intérimaires actifs dans votre entreprise à l'agence d'intérim. Ce détail est envoyé dans un format avec lequel l'agence d'intérim a l'habitude de travailler et qui peut être importé dans son système. Pour l'instant, cette option existe pour les agences d'intérim suivantes :
  • Adecco;
  • Randstand;
  • Interlabor Interim;
  • EasyInterim.

Sécurisation des données et du menu

Cette extension permet de créer des groupes de sécurité pour lesquels vous pourrez paramétrer certains éléments afin de :
  • sécuriser totalement ou partiellement certains fichiers de base, le but étant de donner accès à un utilisateur à un ensemble délimité de données ;
  • consigner les traitements exécutés dans le logiciel dans un fichier journal, le but étant de pouvoir vérifier quel utilisateur a effectué quel type de traitement à quel moment ;
  • sécuriser certains éléments du menu, le but étant de pouvoir donner accès à un utilisateur donné à un ensemble délimité de points du menu ; Les points du menu qui ne seront plus accessibles ne seront plus visibles à l'écran.
  • P. ex. : accès aux fichiers de base et à la gestion journalière, mais pas à la gestion des utilisateurs ;
  • sécuriser certaines opérations dans les programmes de mise à jour, le but étant de pouvoir déterminer les droits de l’utilisateur pour la mise à jour des fichiers (droits de lecture uniquement, droits de lecture et d'écriture, tous les droits).
Une fois les groupes de sécurité créés, vous pourrez définir le groupe auquel appartient chaque utilisateur. Ce dernier pourra dès lors uniquement :
  • effectuer des traitements sur les données auxquelles il a accès ;
  • ouvrir les points du menu auxquels il a accès.

Webbadge

L'option « Webbadge » est une pointeuse virtuelle qui permet aux travailleurs d'enregistrer leurs heures de début et de fin à partir de leur PC. Vous ne devez ainsi plus investir dans un(e) ou plusieurs pointeuses et dans des cartes de pointage pour l'enregistrement des temps. La pointeuse virtuelle peut être utilisée à partir de n'importe quel PC qui dispose d'un accès à Timeweb.

Vous souhaitez limiter l'accès au Webbadge à votre réseau Internet ? Certains paramètres peuvent être définis pour faire en sorte que Timeweb soit disponible, mais que le Webbadge ne le soit pas lorsqu'un travailleur souhaite par exemple accéder à l'application depuis son domicile.

Outre les fonctions de pointage d'entrée et de sortie, il existe également 4 touches de fonction. Ces touches peuvent être paramétrées librement, notamment pour les missions, heures de réunion, pauses cigarettes, etc. Un travailleur a oublié de pointer ? Ici, aussi le Webbadge propose une solution. La fonction « Pointage décalé » permet au travailleur de demander un pointage dans le passé.

Attention : celui-ci devra cependant encore être validé par le chef de service.

Corrections dans TIMEWEB

« Quand Pierre est-il arrivé ? » « Pourquoi a-t-il travaillé plus tard ? » « À quelle heure est-il parti ? » Vous êtes évidemment habitué à toutes ces questions. En tant que gestionnaire d'un système d'enregistrement des temps, vous n'êtes pas sas savoir qu'il n'est pas toujours aisé d'obtenir la bonne information, par exemple en cas de pointage oublié ou lorsqu'un travailleur rentre plus tôt chez lui. Il existe une multitude de situations dans lesquelles, en tant que gestionnaire, vous n'avez pas d'autre solution que de prendre votre téléphone et de poser la question au chef de service ou au travailleur concerné. Grâce à l'option « Corrections dans Timeweb », cette solution fait toutefois partie du passé : fini de passer des heures au téléphone en attendant les informations correctes. Ce sont désormais les travailleurs qui doivent fournir eux-mêmes les informations permettant de corriger les erreurs.

Cette option permet en effet au travailleur et/ou au chef de service d'apporter leurs propres corrections. Dans un écran clair et facile à utiliser, le travailleur pourra demander lui-même ses corrections. Via un flux de travail paramétrable, le chef de service est informé des éventuelles modifications apportées et peut alors les approuver, les refuser ou encore les corriger. En tant que gestionnaire dans Easytime, vous conserverez cependant une vue d'ensemble des corrections effectuées. « Corrections dans Timeweb » est l'option qui vous permettra de vous concentrer sur votre principale tâche : la gestion du personnel.

Indemnités de frais

L'option « Indemnités de frais » permet de numériser les tickets de parking, notes de restaurant, notes de taxi des travailleurs, etc. Le travailleur pourra ensuite télécharger ces justificatifs et les envoyer par voie électronique à son responsable pour approbation. Dès que ce dernier aura approuvé les notes de frais, celles-ci seront intégrées à la gestion des prestations en vue du traitement des salaires/du paiement.

L'état de l'approbation pourra à tout moment être suivi et un historique des demandes introduites pourra également être consulté.