• nl
Taalkeuze

Elektronische aanwezigheidsregistratie voor tijdelijke en mobiele werkplaatsen vanaf 1 april 2014

Categorie: Sectoraal   Datum: 4/04/2014

Met ingang van 1 april 2014 zullen alle werknemers die op een tijdelijke of mobiele werkplaats tewerkgesteld worden hun aanwezigheid op de werf voorafgaandelijk aan de aanvang van de werken elektronisch moeten registreren bij de RSZ.

Deze verplichting kadert in de strijd tegen sociale en fiscale fraude en wil bovendien de veiligheid en het welzijn van de werknemers op de werf bevorderen.

Voor welke werven geldt de registratieplicht?

De aanwezigheidsregistratie is verplicht voor werkplaatsen waar werken in onroerende staat worden uitgevoerd waarvan het totale bedrag, exclusief BTW, gelijk is aan of hoger is dan 800.000 EUR.

Onder “werken in onroerende staat” wordt ondermeer verstaan:

  • algemene bouw- of verbouwingswerken;
  • afbraakwerken;
  • metsel- en betonwerken;
  • installatie en onderhoud van nutsvoorzieningen;
  • schoonmaak- en onderhoudswerken;

De gedetailleerde bepalingen in verband met werken in onroerende staat zijn terug te vinden op de website van de RSZ (Link: Bericht aan de aannemers van sommige werken).

De aanwezigheidsregistratie is niet beperkt tot de sector van de bouwbedrijven, maar kan ook van toepassing zijn op andere sectoren, zoals installatie- en technische onderhoudsbedrijven, ondernemingen uit de metaalconstrucutie, elektriciens, schoonmaak, bedrijven actief in de brand- en diefstaldetectie, installatie van liften,… (PC 111 Metaalconstructie, PC 149.01 Elektriciens, PC 121 Schoonmaak, etc.).

Wie moet zich registreren?

Iedereen die zich aanbiedt op een tijdelijke of mobiele werkplaats, ongeacht zijn nationaliteit of statuut, moet dagelijks en onmiddellijk bij aankomst op de werf zijn aanwezigheid registreren.

Het gaat daarbij concreet om:

  • de werkgevers en zelfstandigen die als (onder)aannemer activiteiten verrichten bij de uitvoering van het bouwwerk;
  • de werknemers die de opdrachten uitvoeren;
  • de bouwdirectie die belast is met het ontwerp;
  • de bouwdirectie die belast is met de controle op de uitvoering;
  • de veiligheidscoördinator.

Wie staat in voor de praktische organisatie? 

Het is de hoofdaannemer die het registratiesysteem (dat via een web- of mobiele telefoonapplicatie gegevens online kan doorsturen naar een centrale database van de RSZ) ter beschikking dient te stellen van de aannemers waarop deze een beroep doet.

De aannemers zijn ertoe gehouden het door de hoofdaannemer ter beschikking gestelde registratiesysteem te gebruiken (tenzij anders overeengekomen tussen partijen inzake het gebruik van alternatieve registratiewijzen) en het ter beschikking te stellen van de onderaannemers waarop zij op hun beurt dan weer een beroep doen.  

Hoe moet de aanwezigheid op een werf geregistreerd worden?

De aannemer of onderaannemer kan voor de registratie beroep doen op verschillende systemen die door de RSZ ter beschikking worden gesteld en telkens gekoppeld zijn aan de online applicatie Checkinatwork van de sociale zekerheid :

  • Via een PC met internetverbinding;
  • Via een smartphone of tablet;
  • Via een eigen registratiesysteem, dat reeds voor andere doeleinden bij de aannemer of onderaannemer in gebruik is (vb. Track Trace, planningssysteem, badge…).

De registratie omvat steeds volgende gegevens:

  • de identiteitsgegevens van de natuurlijke persoon;
  • het adres of de geografische omschrijving van de ligging van de werf;
  • de hoedanigheid van de natuurlijke persoon (werknemer of zelfstandige);
  • de identificatiegegevens van de werkgever (voor werknemers);
  • de identificatiegegevens van de opdrachtgever (voor zelfstandigen);
  • het tijdstip van de registratie en een registratienummer.

Via het elektronische registratiesysteem worden de gegevens doorgestuurd naar een centrale databank die door de RSZ wordt beheerd en die de inspectiediensten van de RSZ en de Inspecties Toezicht Sociale Wetten & Welzijn op het werk toelaat de nodige controles te doen.

Wie is verantwoordelijk voor de registratieplicht?

Elke persoon die werken van onroerende staat verricht is verantwoordelijk om zich te registreren vóór de aanvang van de werken. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de hoofdaannemer. Hij moet erop toezien dat alle aannemers en onderaannemers de plicht tot registratie respecteren.

Dit neemt niet weg dat inzake de praktische organisatie van de registratieplicht wel afspraken gemaakt kunnen worden tussen de verschillende personen op wie de aangifteplicht rust.

Datum van inwerkingtreding?

De maatregelen in het kader van de elektronische aanwezigheidsregistratie treden officieel in werking op 1 april 2014. Tot 1 oktober 2014 geldt evenwel een inloopperiode en worden geen sancties toegepast. 

Welke zijn de sancties bij niet-naleving?

Vanaf 1 oktober 2014 kunnen alle personen gesanctioneerd worden volgens het sociaal strafwetboek bij niet naleving van de registratieplicht. Deze sancties gelden dus niet alleen voor de hoofd- en onderaannemer, maar ook voor de zelfstandigen en de werknemers.

In die zin is het dus aan te raden het arbeidsreglement aan te passen teneinde de werknemers op de registratieplicht te wijzen.

Verhoging fiscaal voordeel tot 180 overuren

De werkgevers die gebruik maken van de elektronische aanwezigheidsregistratie kunnen een belastingsvoordeel genieten. Voor hen wordt de gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing op overuren verhoogd van 130 naar 180 overuren. 

Dit houdt evenwel in dat de bijkomende 50 uren met fiscaal voordeel dus enkel gepresteerd mogen worden op een werf waar de aanwezigheid elektronisch werd geregistreerd.

Voor klanten van EASYPAY GROUP volgt later nog toelichting met betrekking tot de inboeking van de uren of vermelding op de loonopgave voor SSE.

Vragen - FAQ?

Voor praktische vragen kan men steeds beroep doen op een lijst met FAQ die door de RSZ werd gepubliceerd en terug te vinden is op : FAQ

Bron: 

  • Wet van 8 december 2013 tot wijziging van de RSZ-wet en de Welzijnswet voor wat de voorafgaande aangifte en de registratie van aanwezigheden voor tijdelijke en mobiele werkplaatsen betreft, BS van 20 december 2013.
  • KB 11 februari 2014 tot uitvoering van de artikelen 31ter en 31quater van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en tot wijziging van het koninklijk besluit van 28 augustus 2002 tot aanwijzing van de ambtenaren belast met het toezicht op de naleving van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en de uitvoeringsbesluiten ervan, BS van 21 februari 2014.