• nl
Taalkeuze

Reminder regeling studentenarbeid

Datum: 14/06/2013

Met de aanvang van de schoolvakantieperiode in zicht willen wij graag nog even uw aandacht vestigen op enkele specifieke zaken waarmee rekening moet worden gehouden bij de tewerkstelling van studenten. Indien men wenst te genieten van het voordelig RSZ-tarief dan dient men namelijk een aantal regels in acht te nemen. Hieronder volgt een toelichting.

1. Maximum 50 dagen tewerkstelling aan voordelig RSZ-tarief

Sinds vorig jaar kunnen studenten gedurende maximum 50 arbeidsdagen per kalenderjaar worden tewerkgesteld aan verminderde RSZ-bijdragen. Deze 50 dagen mogen op gelijk welk ogenblik tijdens het jaar worden gepresteerd.

Om van het verminderd RSZ-tarief te kunnen genieten, moet expliciet een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten worden afgesloten voor een periode van maximum 12 maand. Bovendien mogen de studenten enkel worden tewerkgesteld tijdens periodes van niet verplichte aanwezigheid in de schoolinstelling.

De verminderde RSZ-bijdrage (de zgn. solidariteitsbijdrage) bedraagt 8,14% en wordt opgesplitst in:

  • 2,71% werknemersbijdrage ten laste van de student (wordt ingehouden op het loon);
  • 5,43% werkgeversbijdrage ten laste van de werkgever (inclusief 0,01% asbestfonds).

Van dit voordelig systeem van solidariteitsbijdragen kan enkel genoten worden voor zover de student niet meer dan 50 dagen per jaar werkt, ongeacht het aantal werkgevers waarvoor hij werkt. 

2. Verplichte aangifte arbeidsdagen studenten via Dimona

Sinds vorig jaar moet de werkgever bij de Dimona-aangifte van studenten ook het aantal dagen doorgeven waarop de student tijdens de loop van zijn arbeidsovereenkomst prestaties zal leveren. Indien de overeenkomst loopt over meerdere kwartalen dan moet de aangifte Dimona bovendien gebeuren per kwartaal.

Op basis van het aantal arbeidsdagen aangegeven aan Dimona houdt de RSZ een teller bij op basis waarvan kan worden nagegaan hoeveel dagen van het ‘contingent’ van 50 dagen nog kunnen gebruikt worden aan het verminderd RSZ-tarief.

Aangezien een student in de loop van het jaar een arbeidsovereenkomst kan afsluiten bij meerdere werkgevers, heeft een werkgever er alle belang bij om de arbeidsdagen van de student zo snel mogelijk vast te leggen via Dimona. Het moment van ‘reservatie’ is bepalend, niet het ogenblik waarop de student zal tewerkgesteld worden. 

Hoe eerder de werkgever zijn dagen aangeeft (reserveert), hoe groter de kans op de 50 dagen van het contingent.

Eens alle 50 dagen voor de student zijn ‘gereserveerd’ kan een werkgever niet meer van het verminderd RSZ-tarief genieten. 

De RSZ benadrukt dat werkgever en student eerst moeten beschikken over een ondertekende arbeids

overeenkomst voor studenten, alvorens de werkgever de dagen kan aangeven. Het is dus niet de bedoeling dat de werkgever eerst 50 dagen aangeeft en daarna een arbeidsovereenkomst afsluit. 

Merk op: de nieuwe regeling inzake Dimona doet geen afbreuk aan bestaande regels, zoals:

  • De verplichting om bij de aangifte van Dimona een correcte begin- en einddatum van tewerkstelling op te geven.
  • De verplichting om de gegevens inzake arbeidsduur, uurrooster,… op te nemen in de arbeidsovereenkomst.

3. Hoe weet men hoeveel van de 50 dagen nog kunnen gebruikt worden ?

De RSZ ontwikkelde een speciale applicatie, ‘student@work-50days’ genaamd, waarmee de student op elk ogenblik kan nagaan hoeveel dagen van het contingent reeds werden opgebruikt. De student kan zich (met zijn elektronische identiteitskaart, federale token of via een aan te vragen login en paswoord) een toegang verschaffen tot deze beveiligde website www.studentatwork.be.  

Bovendien kan de student via deze beveiligde toegang een attest afdrukken voor de werkgever, waarop het aantal resterende dagen van het contingent vermeld staan. Op dit attest staat een code vermeld waarmee de werkgever, via de portaalsite van sociale zekerheid, het nog beschikbaar aantal dagen van de student in kwestie kan controleren.

Meer informatie over deze toepassing vindt u in bijgaande infonota van de RSZ.

4. Sanctie bij overschrijding van de 50 arbeidsdagen

Wanneer bij het doorsturen van de aangifte Dimona blijkt dat het contingent van 50 dagen werd overschreden, zal de Dimona wel aanvaard worden, maar zal men meteen een melding krijgen van de overschrijding.

In dat geval moet de werkgever er over waken dat enkel de dagen die nog binnen het contingent vallen, aangegeven worden met verminderde solidariteitsbijdragen in de trimestriële aangiften DmfA. De dagen waarmee het contingent worden overschreden, moeten op de DmfA-aangifte worden aangegeven met de gewone RSZ bijdragen.

Merk op: De student die meer dan 50 dagen werkt, behoudt zijn statuut van student. Hij moet in Dimona verder aangegeven worden als student en is nog steeds gebonden door een arbeidsovereenkomst voor studenten.   

Deze situatie mag niet verward worden met de situatie waarin een student meer dan 12 maanden ononderbroken heeft gewerkt bij een werkgever en bijgevolg niet meer met een arbeidsovereenkomst voor studenten kan worden tewerkgesteld en dus ook niet meer kan genieten van de verminderde RSZ-bijdragen. 

Concreet betekent dit het volgende:

  • Tewerkstelling bij één werkgever: indien een student meer dan 50 dagen werkt bij slechts één werkgever, dan moeten de eerste 50 dagen aangegeven worden met solidariteitsbijdragen. Dag 51 en volgende worden aangegeven met de gewone RSZ-bijdragen. Volgt men deze regels niet, dan zal de RSZ voor alle dagen (dus ook voor de eerste 50) een regularisatie doorvoeren d.w.z. de normale RSZ-bijdragen aanrekenen.
  • Tewerkstelling bij meerdere werkgevers: indien een student werkt bij meerdere werkgevers, dan moeten de gereserveerde dagen die vallen binnen het contingent aangegeven worden met solidariteitsbijdragen en de dagen die het contingent overschrijden, aangegeven worden met de gewone RSZ-bijdragen. Volgt men deze regels niet, dan zal de RSZ een regularisatie van bijdragen doorvoeren vanaf de 51e dag.

Tip: Vooraleer u een studentenovereenkomst ondertekent, laat u de student best vooraf het attest voorleggen waarop staat hoeveel dagen van het contingent nog over blijven. U controleert op de website van de RSZ het openstaand contingent met behulp van de code die op het attest staat. Op die manier kunt u voorkomen dat de 50 dagen bij u worden overschreden en dat er een regularisatie van RSZ-bijdragen wordt doorgevoerd.

5. Wat indien meer of minder dagen worden gepresteerd dan gereserveerd ?

Indien de student uiteindelijk minder dagen heeft gepresteerd dan er werden doorgegeven aan Dimona, zal de RSZ de niet gebruikte dagen (na insturing van de DmfA-aangifte) automatisch terug vrijgeven. De student kan de werkgever echter wel verzoeken om zelf vroeger reeds de vrijgave te doen zodat deze dagen meteen bij een andere werkgever kunnen worden opgenomen.  Indien de werkgever voor latere kwartalen in het jaar ook reeds dagen had gereserveerd, kan de werkgever de niet gebruikte dagen overzetten naar een volgend kwartaal zonder dat men een correctie moet doen op Dimona.

Indien de student in werkelijkheid meer dagen heeft gepresteerd dan er werden doorgegeven aan Dimona, dan is er geen automatische aanpassing van het contingent, maar zal de RSZ na de verwerking van de aangiften DmfA een controle doen. Als blijkt dat het contingent van 50 dagen bij die werkgever werd overschreden, dan zal er een regularisatie gebeuren van de RSZ-bijdragen.

Merk op: zolang de aangifte DmfA niet werd ingediend, kan men nog via Dimona een extra reservatie doen van dagen voor dat kwartaal. Er wordt ten stelligste aangeraden om een extra reservatie via Dimona te doen, wil men vermijden dat er achteraf een regularisatie door de RSZ wordt doorgevoerd.

6. Samengevat: werkwijze bij tewerkstelling van studenten

Indien u een student wenst tewerk te stellen en maximaal gebruik wil maken van de verminderde RSZ-bijdragen dan is het aangewezen om steeds de volgende stappen te volgen:

  1. De student drukt vooraf een attest af met het openstaand contingent via de website www.studentatwork.be.
  2. De werkgever controleert online het openstaand contingent via de code die op het attest staat.  Dit kan via de portaalsite van de RSZ, rubriek werkgevers, door te klikken op “student@work - 50 days” of rechtstreeks via onderstaande link: https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/studentatwork/index.htm
  3. Werkgever en student ondertekenen de arbeidsovereenkomst voor studenten. Men weet op dat moment hoeveel dagen (nog) aan verminderd RSZ-tarief kunnen gepresteerd worden.
  4. De werkgever geeft de in- en uitdiensttreding aan van de student en reserveert ook het aantal te presteren dagen (per kwartaal) via Dimona.

7. Standpunt van de RSZ betreffende de tewerkstelling van afgestudeerde studenten

Voor een student die in juni zijn studies beëindigt en zijn diploma behaalt, aanvaardt de RSZ dat hij nog tot  30 september van dat jaar kan werken met toepasssing van de solidariteitsbijdrage. Dit geldt echter alleen als  het gaat om een tewerkstellling die sociaal gezien de kenmerken van studentenwerk heeft. Er wordt dus zeker niet aanvaard dat men voor iemand de solidariteitsbijdrage toepast, wanneer het in feite gaat om een verdoken proefperiode van een gewone arbeidsovereenkomst.  Wanneer een werkgever een werknemer in dienst neemt die hij voorafgaandelijk in de zomervakantie als student tewerkgesteld heeft, moet hij ervoor zorgen dat:  

  • er een tijdspanne ligt tussen de afloop van het studentenovereenkomst en de aanwerving als gewone werknemer;
  • de functie die de werknemer uitoefent verschilt van die als student. 

8. Aangiften Dimona via sociaal secretariaat SSE : specifieke instructies

Werkgevers die voor hun aangiften Dimona een beroep doen op de diensten van SSE, moeten voor studenten (naast de klassieke gegevens i.v.m. identiteit en periode tewerkstelling) aan hun dossierbeheerder ook steeds het aantal dagen doorgeven waarop de student zal werken. Zonder deze aanduiding zal geen aangifte Dimona kunnen verstuurd worden.

Bovendien is het ten zeerste aangewezen om vóór het ondertekenen van de studentenovereenkomst ook telkens het attest met het resterend saldo aan dagen op te vragen aan de student zodat u vooraf zeker bent voor hoeveel dagen deze kan worden tewerkgesteld aan verminderde RSZ-bijdragen. Dit attest stuurt u dan ook meteen door naar uw dossierbeheerder voor het uitvoeren van de aangifte Dimona.

Indien de student zal worden tewerkgesteld met overschrijding van de 50 dagen dient dit expliciet te worden gemeld aan de dossierbeheerder, zodat deze de aangiften DmfA op een correcte wijze kan opmaken.

Klanten dienen er zich zelf van te vergewissen dat het contingent van 50 dagen niet wordt overschreden, zowel bij het doorgeven van de dagen voor Dimona als bij het doorgeven van de effectieve prestaties van de student. 

SSE zal in geen geval verantwoordelijk kunnen gesteld worden voor een eventuele overschrijding van het contingent, met de daaraan verbonden RSZ-regularisaties.

Voor meer informatie kunt u zich steeds wenden tot uw persoonlijke dossierbeheerder.