• nl
Taalkeuze

EASYPAY Basis

EASYPAY Standaard is een gebruiksvriendelijke, modulaire én complete softwareoplossing die een totale ondersteuning garandeert bij het beheer van lonen en wedden.

Deze web-based toepassing functioneert zowel in een single-user als multi-user omgeving onder Linux, unix, windows, intranet en internet. Daardoor krijgen zowel gespecialiseerde HR-medewerkers, diensthoofden als individuele medewerkers hun eigen aangepaste toegang tot het platform.

Dankzij de logische opbouw van het pakket EASYPAY kunt u probleemloos meerdere werkgevers, contracten, afdelingen en kostenplaatsen beheren. De grote onderdelen in het pakket betreffen o.m. basisbestanden, maandverwerking, DmfA, jaarafsluiting, sociale documenten,...

Met het standaardpakket EASYPAY automatiseert u

Dimona

Uw taken voor een Dimona-aangifte worden tot een minimum herleid: elke in- of uitdiensttreding wordt geregistreerd via de contracten en/of tewerkstellingslijnen. Hieruit wordt automatisch een Dimona-aangifte opgemaakt en doorgestuurd naar de RSZ. Uiteraard kunnen ook wijzigende of schrappende dimona-aangiften gecreëerd worden. Binnenkomende Dimona-berichten en ontvangstbewijzen van de RSZ kunnen door de gebruiker geïmporteerd en opgeslagen worden voor verdere consultatie.

Rapportering

Met deze tool maakt u gemakkelijk van alle gegevens uit pakket EASYPAY ad hoc lijsten en rapporten op. Het resultaat van deze lijsten kan afgedrukt worden of naar .csv of .xls-formaat gekopieerd worden. u kan de resultaten verder bewerken in Microsoft Excel, Word, ...

Bestelling maaltijdcheques

U bestelt de maaltijdcheques in een handomdraai via het pakket EASYPAY. Na het vastleggen van alle parameters waar, hoe en wanneer de maaltijdcheques dienen geleverd te worden, maakt het systeem automatisch het bestelbestand op. Dit laat toe om de bestelling automatisch door te sturen naar “Sodexo Pass” of “Ticket Restaurant”.

Regularisaties

Vanuit uw ervaring weet u hoe vaak correcties gebeuren op een reeds afgesloten loonperiode. Het pakket EASYPAY voert een automatische regularisatie uit bij wijzigingen aan signaletieken, prestaties en loongegevens uit voorgaande periodes. De nieuwe gegevens worden vergeleken met de reeds verwerkte gegevens en er wordt een gecorrigeerde loonstrook aangemaakt. Deze loonstrook wordt in een afzonderlijke run of in de maandelijkse loonrun uitgevoerd. De DmfA-aangiftes en de aangiftes voor de bedrijfsvoorheffing worden automatisch opgemaakt volgens de verlonings- en verwerkingsperiode.

Menubeveiliging

Per gebruiker kan een menu gedefinieerd worden en kan bepaald worden tot welke taken en programma’s de medewerker toegang heeft. Enkel de toegankelijke menupunten worden weergegeven. Bovendien kunnen bepaalde taken en programma’s per gebruiker beveiligd worden door het toekennen van rechten (alleen leesrechten, lees- en schrijfrechten, alle rechten).

Databeveiliging

Per gebruiker kan toegang verleend worden tot een afgelijnd geheel van werknemers, afdelingen, enz… De databeveiliging wordt via een 20 tal parameters gedefinieerd. Naast de databeveiliging kan bovendien elke transactie gelogd worden, die op elk moment consulteerbaar is. Zo kan, indien nodig, nagegaan worden welke gebruiker op welk tijdstip een bepaalde verwerking heeft uitgevoerd.

Tijdelijke werkloosheid

Met het pakket EASYPAY wordt de problematiek i.v.m. tijdelijke werkloosheid volledig geautomatiseerd. Aanvragen, betekeningen en verlengingen worden op een eenvoudige manier aangemaakt. Alle documenten worden opgemaakt aan de hand van de gegevens in het pakket en aangevuld met enkele specifieke gegevens. De werkloosheiddocumenten worden afgedrukt volgens de wettelijke lay-out en kunnen onmiddellijk overgemaakt worden aan de betrokken instanties.

Brugpensioen (te vertalen)

Les montants fixés dans le cadre de la prépension sont calculés de façon automatique. Ceci signifie concrètement la réévaluation de l’ indemnité complémentaire, la fixation de l’indemnité complémentaire, la fixation de l’allocation de chômage et le calcul du prélèvement d’employé sur la prépension conventionnelle. En plus, la rédaction des formulaires de déclaration pour l’ONP est prévue.

Afhankelijk van uw organisatie, stelt EASYPAY volgende optionele modules ter beschikking:

Arbeidsongevallen

De arbeidsongevalaangifte wordt volledig automatisch opgesteld aan de hand van de reeds beschikbare gegevens. Enkel de gegevens die specifiek betrekking hebben op het arbeidsongeval dienen nog aangevuld te worden. Het document wordt in de wettelijk opgelegde lay-out afgedrukt en kan onmiddellijk overgemaakt worden aan de betrokken instanties. Deze gegevens kunnen eveneens volgens de ASR modaliteiten doorgestuurd worden.

Barema's privé

De correcte lonen worden automatisch afgeleid uit de barema-schaal. U hoeft het loon dus niet individueel per werknemer in te vullen. De barema-schalen kunnen zowel volgens leeftijd als volgens anciënniteit opgesteld worden, en dit per paritair comité.

Beheer anciënniteiten

Deze optie helpt u bij de opvolging van graden, schalen, niveaus en de daarbij horende anciënniteiten en barema’s. Op een eenvoudige manier kunt u hierover statistieken maken, lijsten afdrukken en de verhogingen koppelen aan andere barema’s en weddeschalen.

Boekhouding

De koppeling boekhouding zorgt ervoor dat de verrekende loongegevens kunnen verwerkt worden in een boekhoudkundige statistiek. Deze statistiek wordt aangemaakt aan de hand van de koppeling enerzijds tussen de prestatiecodes (redenen van betaling) gebruikt in de betreffende betaling en anderzijds de algemene rekeningnummers gebruikt in de boekhouding en die kunnen vastgelegd zijn per werkgever, per afdeling. De boekhoudkundige statistiek kan zowel worden afgeleverd op lijst als in bestandsformaat. Hierdoor kunnen de loongegevens rechtstreeks worden binnengetrokken in het boekhoudpakket.

E-doc

Met E-doc beschikt u over een rechtstreekse koppeling tussen EASYPAY en Microsoft Word. De gebruiker maakt via Microsoft Word documenten op en bewaart deze in .rtf-formaat. In deze documenten worden herkenbare variabelen van EASYPAY gebruikt (bv. naam, adres, enz. van de geadresseerde), waardoor deze gegevens automatisch opgenomen worden vanuit de EASYPAY-databank. Op die manier kunt u sociale en/of eigen documenten personaliseren en op een efficiënte manier uw administratieve taken vervullen.

EASYPAY SQL

De SQL-database zorgt ervoor dat u in real-time uw eigen query’s en rapporten uit EASYPAY kunt genereren. Een overzichtelijke databasebeschrijving maakt u wegwijs in de dataopslag binnen uw EASYPAY applicatie.

Elektronische loonstroken

Via het afdrukken van elektronische documenten en het elektronisch versturen ervan, wordt de mogelijkheid geboden om kostenbesparend te werken. Voortaan geen papier, zware printers, inktpatronen, enveloppen en postzegels meer nodig. Eveneens geen verwerkingstijd meer nodig om de documenten af te drukken en te verdelen want e-Post levert u hiervoor de oplossing.

eID

De eID is de wettelijke identiteitskaart als Belg. Alles wat men met de vroegere identiteitskaart kon, kan nu met de eID:
  • bewijzen van identiteit
  • reizen in België en de EU-landen
Door de eID zijn er mogelijkheden bijgekomen:
  • Bewijzen van identiteit (bewijzen) via internet
  • een elektronische handtekening plaatsen
  • officiële documenten aanvragen en formulieren invullen
De optie eID laat toe de gegevens van de elektronische identiteitskaart te importeren in de werknemersgegevens van het pakket Easypay, zodat de input van deze gegevens snel, gemakkelijk en foutloos kan gebeuren. Aan de hand van de eID kunnen documenten elektronisch worden ondertekend.

e-Signature

Deze optie laat toe om een aantal handtekeningen in te scannen en te linken aan verschillende documenten. In functie van het type document kunt u in het pakket EASYPAY een handtekening selecteren. Bij het afdrukken wordt de geselecteerde handtekening op het document afgedrukt.

Koppeling Excel/Access

Rapportering via Excel en Access is algemeen gekend, handig in gebruik en laat toe om op een snelle en eenvoudige manier tabellen en rapporten te genereren. Met behulp van de koppeling Excel/Access kunnen adhoc rapporten en lijsten opgemaakt worden met de gegevens uit het pakket EASYPAY.

Loonsimulatie en budgettering

Loonsimulaties voor de toekomst gebeuren op basis van de loongegevens en gerelateerde werknemersgegevens uit de geselecteerde referentieperiode. Deze gegevens worden overgenomen in een simulatiebestand, waarmee de loonkost voor een bepaalde periode gesimuleerd wordt. Het resultaat is online zichtbaar (globaal per werkgever, per afdeling, per dienst, en in detail per werknemer), kan afgedrukt worden, en kan beschikbaar gesteld worden in Excell/Access en .csv-formaat. Dit betekent dat het resultaat via Excel/Access verder bewerkt kan worden. De definitieve simulatie kan als budget opgeslagen worden in het systeem. Dit budget wordt gebruikt om maandelijks een vergelijking te maken tussen het vooropgestelde budget en de effectief berekende lonen. Hierdoor kan men tijdig actie ondernemen om de loonkost binnen het budget te houden.

Schuldeisers

Met het pakket EASYPAY worden af te houden bedragen correct berekend en kunt u zowel berekening als doorstorting eenvoudig opvolgen.

Koppeling Import/Export

Dankzij deze tool worden gegevens van externe pakketten opgenomen in het pakket EASYPAY. De verwerkte gegevens van EASYPAY kunnen ook ter beschikking gesteld worden aan derde pakketten zoals NAVISION, PEOPLESOFT, SAP, ORACLE,...

Tijdelijke werkloosheid

De volledige problematiek i.v.m. tijdelijke werkloosheid wordt aan de hand van deze optie geautomatiseerd. Zowel de aanvraag, de betekening als de verlenging kunnen via deze module opgemaakt worden. Aan de hand van de gegevens in EASYPAY en enkele specifiek in te vullen gegevens kunnen alle documenten m.b.t. tijdelijke werkloosheid opgemaakt en afgedrukt worden. De documenten worden afgedrukt conform de wettelijke lay-out en mogen als dusdanig overgemaakt worden aan de betrokken instanties.

Workflow

De workflow-module die volledig geïntegreerd is binnen EASYPAY, laat u toe om naar eigen wens diverse taken en procedures in uw loonadministratieproces automatisch te lanceren of per flow op te starten. Zo bepaalt u de opstart van alle processen van bv. de maandverwerking, de trimestriële verwerking, het automatisch opladen van prestaties uit derde systemen in het loonverwerkingssyteem, etc...

Ziekteformulieren

Het inlichtingenblad ziekte-uitkering wordt volledig automatisch opgesteld aan de hand van de reeds beschikbare gegevens in het pakket EASYPAY. Enkel de gegevens die specifiek betrekking hebben op de ziekte dienen nog aangevuld te worden. Het document wordt afgedrukt volgens de wettelijke lay-out en kan onmiddellijk overgemaakt worden aan de betrokken instanties. Deze gegevens kunnen eveneens volgens de ASR modaliteiten doorgestuurd worden.

Onkostenvergoeding

De optie onkostenvergoeding laat toe om parkeertickets, restaurantrekeningen, taxibonnetjes van de werknemers, enz ... in te scannen. Deze bewijsstukken kunnen door de werknemer worden opgeladen en elektronisch worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke ter goedkeuring. Van zodra de verantwoordelijke de onkostenbewijzen heeft goedgekeurd, worden deze opgenomen in het prestatiebeheer ter verdere verloning/uitbetaling.

Op elk ogenblik kan de status van de goedkeuring worden opgevolgd. Tevens kan een historiek worden opgevraagd van de ingediende onkosten.