• nl
Taalkeuze

Beschikbare modules

Als partner voor "time management" biedt Easytime een waaier van mogelijkheden en oplossingen voor een moderne, efficiŽnte, en tijdbesparend tijdsbeheer.

Onderstaand vindt u alle beschikbare modules mbt onze software voor loonadministratie.

TIMEWEB

ESS module voor Tijdsregistratie en Decentraal beheer.

Timeweb is de employee selfservice module van Easytime. Via TimeWeb krijgen niet alleen de werknemers maar ook de diensthoofden een krachtige en gebruiksvriendelijke TOOL in handen. Deze tool stelt hen niet enkel in staat om gegevens te consulteren maar ook om actief mee te werken aan de dagdagelijkse beslommeringen van de personeelsdienst. Zo kan een werknemer naast het consulteren van bijvoorbeeld verloftellers, registratie informatie,... ook zijn eigen afwezigheden aanvragen, boekingen via de pc uitvoeren,...

Het diensthoofd staat dan in voor het evalueren van de gemaakte aanvragen. Hiervoor kan hij beroep doen op overzichtelijke, gebruiksvriendelijke, realtime schermen. Deze verschaffen het diensthoofd de nodige informatie om een onderbouwde beslissing te kunnen nemen.

Dankzij de complete integratie op de centrale Easytime-databank genereert TIMEWEB een direct rendement in de administratieve communicatie tussen diensten onderling en het centrale HR-gebeuren.

TIMEPLANNER

De TIMEPLANNER-module voorziet de mogelijkheid om op een eenvoudige manier personeel in te plannen, vertrekkende van de basisgegevens van een tijdsregistratiesysteem. De planning is gebaseerd op vooraf opgestelde uurroosters. TIMEPLANNER laat toe om het personeel flexibel in te plannen eigen aan de organisatie.

De planning kan opgemaakt worden per dienst, afdeling of via vrij in te stellen planningsgroepen. Dit biedt zowel een oplossing voor het decentraal diensthoofd, voor de dienstverantwoordelijken, en zorgt tevens dat de achterliggende tijdsregistratie steeds up-to-date wordt gehouden.

De TIMEPLANNER module onderscheidt zich van andere personeels-verroosteringsystemen, doordat deze tool :

  • 100% is gebaseerd en gekoppeld met een tijdsregistratie-systeem (Easytime);
  • Een vereenvoudigd en snel beheer van personeelsplanning voorziet, en daardoor weinig overhead in parametrisatie en dagelijks gebruik veroorzaakt;
  • Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk is uitgewerkt, waarbij de toepassing toegankelijk wordt voor veel medewerkers van uw organisatie.

Via één centraal beheerscherm, heeft de gebruiker de beschikking over :

  • Een gedetailleerd week-scherm met de werkplanning en afwezigheidsplanning van zijn personeel;
  • Drag & Drop functies voor het snel bijwerken en wijzigen van de planning;
  • Naast de Drag & Drop mogelijkheid kunnen werkschema's, afwezigheden,... ook via het toetsenbord worden ingebracht;
  • On-line bezettingscijfers onderaan de planning (verticaal) geven een duidelijke indicatie van eventuele onder- of overbezettingen;
  • Horizontale tellers per personeelslid (geplande uren, saldi verlof, recuperatie, etc.);
  • Functies voor een beperkt afwezigheidsbeheer (inplannen van afwezigheidsdagen);
  • Mogelijkheid om een overzichtelijke planningslijst af te drukken;
  • Grafische voorstelling van het ingepland personeel over een tijdsas van 24u op te vragen.

Ten einde het planningsbeheer zo compleet mogelijk te maken, is eveneens een mogelijkheid voorzien om personeel over afdelingen heen te plannen. Zo kunnen bezettingsproblemen tussen diensten onderling opgevangen worden.

EASYACCESS

Of het nu gaat om een kleinschalige toegangscontrole van 1 deur met enkele personen of een uitgebreide en complexe beveiligingsproblematiek, Easytime biedt u een schaalbare oplossing voor uw vragen.

Easytime biedt u een perfect beheerbare en moduleerbare oplossing naar toegangscontrole toe. Deze oplossing bestaat niet enkel uit software waarmee u de toegangsbeperkingen zal bepalen maar ook uit de nodige hardware om deze beperkingen te implementeren. Ons team van specialisten staat klaar om samen met u naar een oplossing op maat te zoeken.

Functionaliteiten

  • Eenvoudig creatie van toegangsrooster. U bepaalt wie waar en wanneer toegang krijgt;
  • Eenvoudige indeling in toegangszones;
  • Eenvoudig badge beheer, bij verloren badge kan er snel en gemakkelijk een nieuwe badge worden toegekend;
  • Uitgebreide rapporteringsmogelijkheden;
  • Bezoekersbeheer;
  • Evacuatielijst;
  • Automatisch openen van deuren, poorten, hekken,... tijdens "opendeur uren";
  • Verschillende definieerbare gebruikersprofielen.

Uw voordelen

  • Snelle en eenvoudige configuratie in de webbased applicatie;
  • Integratie met uw tijdregistratiesoftware;
  • 1 badge voor zowel toegangscontrole als voor tijdregistratie;
  • Beschikbaarheid van realtime informatie;
  • Flexibiliteit.

Automatische ploegenkeuze

Deze optie biedt u de mogelijkheid om het actieve uurrooster van een werknemer automatisch te bepalen op basis van de eerste tikking. Dit bespaart de Easytime gebruiker een pak correctiewerk doordat de afrondingen op het correcte schema worden toegepast, de gepaste toeslagen in rekening worden gebracht,...

Deze optie is handig in omgevingen waar er vaak van shift wordt gewisseld of waar er ad hoc op een gewijzigde situatie moet kunnen worden ingespeeld.

Flexibele uren

De standaardversie van Easytime laat toe uw werknemers te configureren met glijdende uren op dagbasis. De werknemers werken hun vastgelegd aantal uren per dag, maar mogen starten tussen bv. 7u30 en 9u.

De optie "Flexibele uurregeling" biedt uw werknemers nog meer flexibiliteit door de verwachte duur van de prestaties niet meer af te rekenen per dag maar per week, per maand,per trimester of per jaar. Op deze manier beschikt iedere werknemer over de mogelijkheid om zijn uren zelf in te vullen, mits rekening te houden met een minimum aantal te presteren uren.

Via de Timeweb module kan de werknemer zijn glijtijdteller ten allen tijde consulteren.

Inhaalrustberekening

De optie "Inhaalrustberekening" maakt het mogelijk om het aantal dagen of uren inhaalrust dynamisch te berekenen. Deze berekening is gebaseerd op de geleverde prestaties en kan zowel gebeuren op basis van het aantal gewerkte dagen, als op basis van de gewerkte uren. Er hoeft dus niet meer noodzakelijk een forfaitair aantal arbeidsduurverminderingsdagen/-uren worden toegekend op basis van het type contract.

Rapportering

De optie "RAPPORTERING" biedt de Easytime gebruikers de mogelijkheid om op een eenvoudige wijze verschillende eigen lijsten uit Easytime samen te stellen. Deze lijsten kunnen op hun beurt ingelezen worden in externe programma's zoals Microsoft Excel, Word,...

Hierbij beschikt de gebruiker over de mogelijkheid om zelf selectie criteria toe te voegen, data te groeperen, de volgorde van de velden te wijzigen,...
Daarenboven, kan de rapport template ook bewaard worden, zodat hetzelfde rapport ten allen tijde opnieuw kan opgevraagd worden.

Anciënniteit

Via de optie anciënniteit is het mogelijk om de anciënniteitsverlofteller automatisch te berekenen. Per firma, afdeling of zelfs werknemer bent u in staat om een andere berekening toe te passen.

Hierbij bent u in staat de berekening te baseren op de leeftijd, de datum in dienst of een zelf te bepalen anciënniteitsdatum. Het is tevens mogelijk om per berekening verschillende schijven in te stellen om het aantal dagen of uren anciënniteitsverlof toe te kennen afhankelijk van het aantal anciënniteitsjaren.

Het enige wat u als gebruiker nog moet doen, is de berekening laten uitvoeren.

Maaltijdcheques

Via de optie "Maaltijdcheques" wordt tijdens de maandverwerking het aantal maaltijdcheques automatisch berekend volgens de berekeningswijze aangeduid per werknemer.

De berekening gebeurt op basis van het aantal gewerkte dagen en/of op basis van uren.

Er kan ook rekening worden gehouden met aanpassingen in de voorafgaande, reeds berekende periode. Het systeem zal hiervoor automatisch een regularisatie van het te bestellen aantal maaltijdcheques doorvoeren.

Het aantal te bestellen maaltijdcheques kan in lijstvorm geëxporteerd worden en doorgestuurd worden naar hetzij Ticket-restaurant/Edenred of Sodexo.

Link verloning

Doordat Easytime alle gegevens bevat nodig om de verloning mee te starten, is het evident dat deze optie een quasi must is. Deze optie zorgt ervoor dat uw prestaties en afwezigheden vlekkeloos bij uw sociaal secretariaat of in uw loonmotor terecht komen in een afgesproken formaat waar men dadelijk mee aan de slag kan.

Als gebruiker bepaalt u zelf welke prestatiecodes er worden doorgestuurd, welke enkel ter informatieve titel zijn, welke gecentraliseerd worden doorgestuurd. Naast de codes bepaalt u ook of enkel de planning moet verloond worden of de effectief gepresteerde uren.

Door gebruik te maken van de optie Link verloning bespaart u niet alleen veel tijd, maar voorkomt u ook nog eens fouten bij het ingeven.

Jobregistratie/Urenventilatie

Het is belangrijk te weten hoeveel een product gekost heeft als het van de band rolt. Niet alleen de grondstoffen zijn van belang in dit calculatieproces, maar ook het aantal uren dat er nodig was om het product tot stand te brengen.

De optie "Jobregistratie" stelt u in staat om te weten hoeveel uren er nodig zijn om een project, product, handeling te voltooien.

Via de badgeterminal geeft de werknemer een identificatie in van de verrichte taak. Hierbij kan ingesteld worden welke parameters dienen ingelezen te worden (Bv: project, klantnummer, hoeveelheid, taak,...). Dit kan via:

  • Het inscannen van een barcodelezer;
  • Het toetsenbord van de badgeterminal.

Er kan ook geopteerd worden voor een automatische urenventilatie. Per afdeling of per werknemer kan gedefinieerd worden per periode hoeveel uren hij heeft gepresteerd per job.

LDAP/AD

LDAP/AD Authenticatie laat toe om binnen de Easytime applicaties gebruik te maken van de bestaande LDAP/AD autorisatiestructuur van uw netwerk. Op die manier kunt u een betrouwbare authenticatie forceren.

Via deze optie, gebeurt het beheer van login en paswoorden van zowel Timeweb als van Easytime niet meer via de Easytime-applicatie maar via het LDAP/AD beheer van de eigen organisatie.

Zorgsector

Zoals de naam reeds laat vermoeden is deze optie specifiek bedoeld voor de zorgsector. Deze optie staat in voor het berekenen van:

  • Specifieke toeslag voor feestdagen;
  • Specifieke toeslag voor zondagen;
  • Specifieke toeslag voor zaterdagen;
  • Specifieke toeslag voor gesplitste uren.

Deze toeslag is van toepassing voor prestaties waarbij er tussen de twee kerntijden meer dan 4 uren vallen.

Voor elk van de bovenvermelde toeslagen kan het percentage ingesteld worden. Op het ogenblik van verloning worden de toeslagen berekend en kunnen deze doorgestuurd naar uw sociaal secretariaat of loonmotor.

Interim

Via de optie "INTERIM" bent u in staat om naast de standaardverloning ook het detail van de prestaties van de interims die binnen uw bedrijf actief zijn, door te sturen naar het interim kantoor.

Het detail wordt doorgestuurd in een formaat waar het interim kantoor mee vertrouwd is en dadelijk kan ingelezen worden in hun systeem. Op dit moment worden volgende interim kantoren via deze optie ondersteund:

  • Adecco;
  • Randstand;
  • Interlabor Interim;
  • EasyInterim.

Data & menubeveiliging

Via deze uitbreiding is het mogelijk om securitygroepen aan te maken waarin u een aantal zaken kan parametriseren, teneinde:

  • Bepaalde basisbestanden geheel of gedeeltelijk te beveiligen. Hiermee wordt bedoeld dat men kan toegang geven aan een bepaalde gebruiker tot een afgelijnd geheel van gegevens;
  • Van de doorgevoerde verwerkingen in het pakket een logging bij te houden. Hiermee wordt bedoeld dat men kan verifiëren welke gebruiker op welk tijdstip welk type van verwerking heeft uitgevoerd;
  • Bepaalde items in het menu te beveiligen. Hiermee wordt bedoeld dat men kan toegang geven aan een bepaalde gebruiker tot een afgelijnd geheel van menupunten. De menupunten die niet toegankelijk zijn zullen hiertoe niet meer zichtbaar zijn op het scherm;
    Vb. : toegang tot de basisbestanden en het dagelijks beheer, doch geen toegang tot het beheer van de gebruikers.
  • Bepaalde verrichtingen in de updating-programma's te beveiligen. Hiermee wordt bedoeld dat men kan bepalen welke rechten de gebruiker heeft bij het updaten van bestanden (alleen leesrechten, lees- en schrijfrechten, alle rechten).
Per gebruiker kan, na het aanmaken van de securitygroepen, gedefinieerd worden tot welke securitygroep hij/zij behoort. Op die manier kan elke gebruiker:
  • Slechts verwerkingen uitvoeren op de gegevens waar hij/zij toegang tot heeft;
  • Slechts de menupunten opstarten waar hij/zij toegang tot heeft.

Webbadge

De Webbadge is een virtuele prikklok die de werknemers de mogelijkheid geeft om hun begin en eindtijd te registreren via hun PC. Zo dient u niet meer te investeren in één of meerdere tijdregistratieklokken en badgekaarten . De virtuele prikklok kan van op iedere PC gebruikt worden die toegang heeft tot Timeweb vanop de PC.

Moet de toegang beperkt worden tot het internet netwerk voor de webbadge? Via instelbare parameters blijft Timeweb beschikbaar maar zal de webbadge niet beschikbaar zijn op het ogenblik dat men bijvoorbeeld thuis de webbadge applicatie wenst op te roepen.

Naast het in- en uitbadgen, zijn er ook nog 4 functietoetsen beschikbaar. Deze kunnen vrij ingesteld worden voor onder andere dienstreis, vergaderuren, rookpauzes, enz.

Vergeten prikken? Ook hier kan de webbadge een oplossing bieden. Via een "verplaatste tikking" kan een werknemer een tikking aanvragen in het verleden.
Let wel: deze dient nog gevalideerd te worden door het diensthoofd.

Correcties in TIMEWEB

"Wanneer is Steven gearriveerd?" "Waarom heeft hij langer gewerkt?" "Hoe laat is hij naar huis vertrokken?" Kent u deze vragen? Als beheerder van een tijdregistratiesysteem weet u vast hoe zenuwslopend het is om aan de juiste informatie te komen voor bijvoorbeeld een vergeten registratie of als een werknemer vroeger naar huis vertrokken is. Er zijn tal van situaties waar u als beheerder niets anders kan doen dan de telefoon te nemen en de vraag te tellen aan het diensthoofd of aan de werknemer in kwestie.

Via de optie "Correcties in Timeweb" is dit verleden tijd: geen uren meer aan de telefoon hangen om de correcte informatie te verkrijgen. Nu moeten de werknemers zelf de informatie aanleveren om hun fouten te corrigeren.

Via deze optie krijgt de werknemer en/of het diensthoofd de mogelijkheid zijn eigen correcties in te geven. Door middel van een eenvoudig te gebruiken en overzichtelijk scherm, vraagt de werknemer zelf zijn correcties aan. Via een instelbare workflow, wordt het diensthoofd verwittigd van eventueel aangebrachte wijzigingen en kan deze vervolgens goedkeuren, weigeren of zelf nog de correctie bijsturen.

Als beheerder in Easytime behoudt u wel nog het volledig overzicht over de gemaakte correcties.

Correcties in Timeweb, de optie die u weer de ruimte geeft voor de echt belangrijke taken: het personeelsbeleid.

Onkostenvergoeding

De optie onkostenvergoeding laat toe om parkeertickets, restaurantrekeningen, taxibonnetjes van de werknemers, enz ... in te scannen. Deze bewijsstukken kunnen door de werknemer worden opgeladen en elektronisch worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke ter goedkeuring. Van zodra de verantwoordelijke de onkostenbewijzen heeft goedgekeurd, worden deze opgenomen in het prestatiebeheer ter verdere verloning/uitbetaling.

Op elk ogenblik kan de status van de goedkeuring worden opgevolgd. Tevens kan een historiek worden opgevraagd van de ingediende onkosten.