Recherche privée dans les entreprises : quelles sont les règles ?
L’exercice d’activités de recherche (enquête) privée est régi, depuis le 16 décembre 2024, par la loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée.
Cette loi, qui abroge celle du 19 juillet 1991 organisant la profession de détective privé, a des impacts sur les enquêtes privées menées à la demande des employeurs.
Brève présentation de cette nouvelle législation.
Qu’entend-on par « activité de recherche privée » ?
Une activité de recherche privée (enquête privée) est une activité :
- exercée par une personne physique sur mission d’un mandant, la mission ayant été acceptée (par un mandataire) au nom d’un service interne de recherche privée ou au nom d’une entreprise de recherche privée ;
- qui consiste à collecter des renseignements obtenus par le traitement d’informations relatives à des personnes ou aux circonstances précises de faits qu’elles ont commis ;
- et qui vise à fournir ces renseignements au mandant afin de préserver ses intérêts dans le cadre d’un conflit (effectif ou potentiel) ou de rechercher (notamment) des biens (volés ou perdus).
Attention !
- Le mandataire ne peut accepter une mission que si le mandant a des intérêts légitimes aux résultats de la recherche privée.
- Certains domaines d’enquête sont, sauf exceptions, interdits (ex. la santé, l’affiliation à une organisation syndicale).
- Certaines activités ne sont pas considérées comme des activités de recherche privée (ex. les activités professionnelles d’avocat ; le fait, pour un membre du service du personnel, de recueillir des informations sur un candidat auprès d’un ancien employeur ou sur internet).
Qu’entend-on par « service interne de recherche privée » et « entreprise de recherche privée » ?
Un service interne de recherche privée est un service :
- organisé par une entreprise pour ses besoins propres ;
- et qui est chargé d’effectuer des enquêtes privées de manière structurelle, cette activité devant figurer parmi les tâches d’au moins un collaborateur de cette entreprise (ex. la cellule « fraude » d’une compagnie d’assurances).
Une entreprise de recherche privée est une entreprise qui offre à des tiers, ou exerce pour des tiers, des activités de recherche privée.
Attention !
- Les services internes de recherche privée, de même que les entreprises de recherche privée, doivent disposer d’une autorisation délivrée, préalablement et sous certaines conditions, par le ministre de l’Intérieur.
- La personne qui exerce l’activité de recherche privée (enquêteur privé) doit, pour sa part, être détentrice d’une carte d’identification délivrée, préalablement et sous certaines conditions, par le ministre de l’Intérieur.
Comment une enquête privée doit-elle, de manière générale, être menée ?
Document de mission d’enquête
Toute mission de recherche privée doit faire l’objet d’un document de mission d’enquête :
- établi par écrit en deux exemplaires ;
- et signé par le mandant et par le mandataire (personne qui accepte la mission au nom du service interne ou de l’entreprise de recherche privée).
Ce document de mission d’enquête doit mentionner notamment :
- une description précise de la mission et des objectifs du mandant ;
- la durée présumée de la mission ;
- le fait que le mandant est informé, par le mandataire, du contenu de la loi du 18 mai 2024 ;
- la référence aux dispositions du « règlement » relatif à l’autorisation d’effectuer la recherche privée et aux modalités d’enquête (« Information préalable des travailleurs » ci-dessous).
Actes d’enquête
L’enquêteur privé ne peut poser d’autres actes que ceux dont toute personne dispose.
Par ailleurs, certains actes ne peuvent être réalisés que moyennant une information préalable et/ou le consentement préalable et écrit de la personne qui fait l’objet de l’enquête. Sont notamment visées, les interviews qui doivent, en outre, faire l’objet d’un rapport écrit.
L’enquête privée (moyens, procédures, etc.) doit, en fait, être menée de sorte que toute ingérence dans la vie privée de la personne qui fait l’objet de l’enquête soit réduite au minimum.
Dossier d’enquête
L’enquêteur privé établit, par mission, un dossier d’enquête qui comprend notamment :
- un aperçu chronologique des actes accomplis ;
- les méthodes et moyens utilisés ainsi que la justification de ce choix.
Ce dossier doit être conservé pendant une période de 3 ans à compter de la date de la transmission du rapport d’enquête final au mandant.
Rapport d’enquête
Un rapport d’enquête écrit est transmis par le mandataire au mandant au plus tard un mois après le dernier acte d’enquête.
Ce rapport d’enquête doit mentionner notamment :
- les actes d’enquête réalisés ;
- les conclusions de la recherche privée et les pièces qui les étayent.
Si le mandant envisage de donner suite au rapport d’enquête final, certaines informations doivent être transmises, selon des modalités strictes, à la personne qui a fait l’objet de l’enquête.
Information préalable des travailleurs
Lorsque les activités de recherche privée ont pour objet des travailleurs, l’autorisation d’effectuer la recherche privée ainsi que les modalités d’enquête doivent être mentionnées préalablement, de manière explicite et transparente, dans un « règlement » établi :
- en concertation avec les (représentants des) travailleurs ;
- avant le 16 décembre 2026.
Il peut s’agir, par exemple, d’une annexe au règlement de travail ou d’une convention collective de travail d’entreprise.
Qu’en est-il des enquêtes privées dont font l’objet vos travailleurs ?
Pour effectuer une enquête privée sur vos travailleurs, vous pouvez, en tant qu’employeur (mandant), faire appel :
- (si vous avez un service interne de recherche privée qui dispose de l’autorisation et de la carte d’identification délivrées par le ministre de l’Intérieur) à votre service interne de recherche privée ;
- à une entreprise de recherche privée ;
- ou à votre service du personnel.
a) Vous faites appel à votre service interne de recherche privée ou à une entreprise de recherche privée
Dans ce cas, les enquêtes privées se dérouleront comme indiqué dans la question précédente.
b) Vous faites appel à votre service du personnel
Dans ce cas, il faut distinguer deux hypothèses :
- soit votre service du personnel exerce, de manière structurelle, des activités de recherche privée sur vos travailleurs ; il est alors considéré comme un service interne de recherche privée et doit disposer de l’autorisation et de la carte d’identification délivrées par le ministre de l’Intérieur ;
- soit votre service du personnel exerce des activités de recherche privée dans le cadre d’une enquête d’incidents à charge de vos travailleurs (ex. lorsque l’un d’entre eux est soupçonné de vol de biens dans l’entreprise) ; il ne doit alors disposer ni de l’autorisation, ni de la carte d’identification délivrées par le ministre de l’Intérieur.
Les activités de recherche privée doivent, dans les deux hypothèses, se dérouler comme indiqué dans la question précédente, sauf dérogations (« Attention ! » ci-dessous).
Concrètement,
- vos travailleurs doivent recevoir une information préalable concernant ces enquêtes (« règlement » ad hoc) ;
- le travailleur (membre de votre service du personnel) qui effectue l’enquête doit accomplir des actes d’enquête autorisés (ex. l’audition de travailleurs et l’analyse d’images enregistrées par des caméras sur le lieu de travail s’il y a suspicion de vol de biens dans l’entreprise) et établir un dossier d’enquête ;
- le mandataire doit vous transmettre un rapport d’enquête.
Attention ! Le travailleur (membre de votre service du personnel) qui effectue l’enquête ne doit pas établir un document de mission d’enquête.
Par contre, il lui incombe de tenir à jour un registre de mission (avec l’indication de votre nom (mandant), la description de la mission, la date à laquelle il est chargé de la mission et la date à laquelle elle est terminée) et de le conserver pendant 5 ans.
Notre conseil
Les conclusions d’une enquête privée doivent avoir été obtenues de manière régulière, sous peine de sanctions. Certaines formalités sont également prescrites à peine de nullité (ex. l’information préalable des travailleurs).
Il vous est donc conseillé :
- de vérifier sans tarder si, dans votre entreprise, les politiques d’enquête, la composition des équipes d’enquête, etc. sont conformes à la législation et, si nécessaire, de les adapter ;
- (si les activités de recherche privée ont pour objet vos travailleurs) d’établir, avant le 16 décembre 2026, le « règlement » ad hoc (information préalable des travailleurs).
Vous avez des questions à ce sujet ? N’hésitez pas à contacter via juridische-dienst@easypay-group.com.
Source :
- loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée, M.B., 6 décembre 2024.
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