Private opsporing in ondernemingen: wat zijn de regels?
Sinds 16 december 2024 valt de uitoefening van activiteiten van private opsporing (onderzoek) onder de wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing.
Deze wet, die de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privédetective opheft, heeft gevolgen voor private onderzoeken die op aanvraag van werkgevers worden uitgevoerd.
Hieronder geven we een kort overzicht van deze nieuwe wetgeving.
Wat wordt bedoeld met "activiteiten van private opsporing"?
Activiteiten van private opsporing (privaat onderzoek) zijn activiteiten:
- die worden uitgevoerd door een natuurlijk persoon in opdracht van een opdrachtgever, waarbij de opdracht (door een opdrachthouder) is aanvaard in naam van een interne dienst voor private opsporing of een onderneming voor private opsporing;
- die bestaan uit het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over personen of aangaande de toedracht van door hen begane feiten;
- en die als doelstelling hebben om deze inlichtingen te verschaffen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een (effectief of mogelijk) conflict te vrijwaren of om (met name) (verloren of gestolen) goederen op te sporen.
Opgelet!
- De opdrachthouder mag een opdracht slechts aanvaarden indien de opdrachtgever gerechtvaardigde belangen heeft bij de resultaten van de private opsporing.
- Bepaalde onderzoeksdomeinen zijn, behoudens uitzonderingen, verboden (bijv. gezondheid, lidmaatschap van een vakbondsorganisatie).
- Bepaalde activiteiten worden niet beschouwd als activiteiten van private opsporing (bijv. de beroepsactiviteiten van een advocaat; het feit dat een lid van de personeelsdienst informatie over een kandidaat inwint bij een voormalige werkgever of op het internet).
Wat wordt bedoeld met "interne dienst voor private opsporing" en "onderneming voor private opsporing"?
Een interne dienst voor private opsporing is een dienst:
- die georganiseerd wordt door een onderneming ten eigen behoeve;
- en die verantwoordelijk is voor het op structurele wijze uitoefenen van private onderzoeken, waarbij deze activiteit één van de taken van ten minste één werknemer van deze onderneming moet zijn (bijv. de anti-fraudecel van een verzekeringsmaatschappij).
Een onderneming voor private opsporing is een onderneming die activiteiten van private opsporing aan derden aanbiedt, of deze voor derden uitvoert.
Opgelet!
- Interne diensten voor private opsporing en ondernemingen voor private opsporing moeten een vergunning hebben die vooraf en onder bepaalde voorwaarden wordt verleend door de minister van Binnenlandse Zaken.
- De persoon die activiteiten van private opsporing uitvoert (privaat onderzoeker) moet houder zijn van een identificatiekaart, die vooraf en onder bepaalde voorwaarden wordt afgeleverd door de minister van Binnenlandse Zaken.
Hoe moet een privaat onderzoek over het algemeen worden uitgevoerd?
Onderzoeksopdrachtdocument
Alle opdrachten van private opsporing moeten het voorwerp uitmaken van een onderzoeksopdrachtdocument:
- schriftelijk opgesteld in twee exemplaren;
- en ondertekend door de opdrachtgever en de opdrachthouder (de persoon die de opdracht aanvaardt in naam van een interne dienst of een onderneming voor private opsporing).
Dit onderzoeksopdrachtdocument bevat minstens:
- een nauwkeurige omschrijving van de opdracht en de doelstellingen van de opdrachtgever;
- de vermoedelijke duur van de opdracht;
- het feit dat de opdrachtgever door de opdrachthouder geïnformeerd is over de inhoud van de wet van 18 mei 2024;
- de verwijzing naar de bepalingen van het "reglement" met betrekking tot de toelating om private opsporing uit te voeren en naar de nadere regels van private onderzoeken ("Voorafgaande informatie aan de werknemers" hieronder).
Onderzoeksverrichtingen
De privaat onderzoeker mag geen andere handelingen stellen dan deze die voortvloeien uit de rechten waarover iedere persoon beschikt.
Bovendien mogen bepaalde verrichtingen alleen worden gedaan met voorafgaande informatie aan en/of voorafgaande schriftelijke toestemming van de persoon op wie het onderzoek betrekking heeft. Het betreft met name interviews die bovendien het voorwerp moeten uitmaken van een schriftelijk verslag.
Het privaat onderzoek (middelen, procedures, enz.) moet zodanig worden uitgevoerd dat elke inmenging in het privéleven van de persoon op wie het onderzoek betrekking heeft tot een minimum beperkt blijft.
Onderzoeksdossier
De privaat onderzoeker legt, per opdracht, een onderzoeksdossier aan. Dit dossier omvat minstens:
- een chronologisch overzicht van de verrichtte handelingen;
- de aangewende methodes en de gebruikte middelen evenals de verantwoording van deze keuze.
Dit dossier moet bewaard worden gedurende een periode van 3 jaar te rekenen vanaf de datum van overmaking van het eindrapport aan de opdrachtgever.
Onderzoeksrapport
De opdrachthouder maakt, uiterlijk één maand na de laatste onderzoeksverrichting een schriftelijk onderzoeksrapport over aan de opdrachtgever.
Dit onderzoeksrapport bevat minstens:
- de vermelding van de uitgevoerde onderzoeksverrichtingen;
- de gedetailleerde bevindingen van de private opsporing en de stukken die de bevindingen van de private opsporing staven.
Als de opdrachtgever zich voorneemt gevolg te geven aan het eindrapport, moet bepaalde informatie volgens strikte voorwaarden worden overgemaakt aan de persoon op wie het onderzoek betrekking had.
Voorafgaandelijke informatie aan de werknemers
Indien de activiteiten van private opsporing betrekking hebben op werknemers, moeten de toelating om private opsporing uit te voeren en de nadere regels van private onderzoeken, vooraf uitdrukkelijk en transparant bepaald zijn in een "reglement" dat wordt opgesteld:
- in overleg met de werknemers(vertegenwoordigers);
- vóór 16 december 2026.
Dit kan bijvoorbeeld een bijlage bij het arbeidsreglement of een collectieve arbeidsovereenkomst in de onderneming zijn.
Hoe zit het wanneer de private onderzoeken betrekking hebben op je werknemers?
Om een privaat onderzoek naar je werknemers uit te voeren, kan je als werkgever (opdrachtgever) een beroep doen :
- (als je een interne dienst voor private opsporing hebt die beschikt over de vergunning en identificatiekaart afgeleverd door de minister van Binnenlandse Zaken) op je interne dienst voor private opsporing;
- op een onderneming voor private opsporing;
- of op je personeelsdienst.
a) Je doet een beroep op je interne dienst voor private opsporing of op een onderneming voor private opsporing
In dat geval zullen de private onderzoeken uitgevoerd worden zoals beschreven in de vorige vraag.
b) Je doet een beroep op je personeelsdienst
In dit geval moet een onderscheid worden gemaakt tussen twee scenario's:
- je personeelsdienst voert, op structurele wijze, activiteiten van private opsporing uit naar je werknemers; deze wordt dan beschouwd als een interne dienst voor private opsporing en moet beschikken over de vergunning en identificatiekaart afgeleverd door de minister van Binnenlandse Zaken;
- je personeelsdienst voert activiteiten van private opsporing uit binnen het kader van een incidentenonderzoek ten laste van je werknemers (bijv. wanneer één van hen verdacht wordt van het stelen van goederen in de onderneming); in dit geval moet deze noch beschikken over de vergunning noch de identificatiekaart afgeleverd door de minister van Binnenlandse Zaken.
In beide scenario's moeten de activiteiten van private opsporing worden uitgevoerd zoals aangegeven in de vorige vraag, behoudens uitzonderingen (zie hieronder "Opgelet!”).
Concreet betekent dit dat:
- je werknemers vooraf geïnformeerd moeten worden over deze onderzoeken (ad hoc “reglement”);
- de werknemer (lid van je personeelsdienst) die het onderzoek uitvoert, toegelaten onderzoeksverrichtingen moet uitvoeren (bijv. verhoor van werknemers en analyse van beelden die door camera's op de werkplek zijn opgenomen als er een vermoeden is van diefstal van goederen in de onderneming) en een onderzoeksdossier moet aanleggen;
- de opdrachthouder een onderzoeksrapport aan jou moet overmaken.
Opgelet! De werknemer (lid van je personeelsdienst) die het onderzoek uitvoert, hoeft geen onderzoeksopdrachtdocument op te stellen.
Het is echter zijn verantwoordelijkheid om een opdrachtenregister bij te houden (met vermelding van je naam (opdrachtgever), de omschrijving van de opdracht, de datum waarop hij met de opdracht wordt belast en de datum waarop de opdracht wordt beëindigd) en dit gedurende 5 jaar te bewaren.
Ons advies
De bevindingen van een privaat onderzoek moeten op een rechtmatige manier verkregen zijn op straffe van sancties. Er worden ook bepaalde formaliteiten voorgeschreven op straffe van nietigheid (bijv. voorafgaande informatie aan de werknemers).
We raden je daarom aan:
- om onmiddellijk te controleren of het onderzoeksbeleid in je onderneming, de samenstelling van onderzoeksteams, enz. in overeenstemming zijn met de wetgeving en ze zo nodig aan te passen;
- (als de activiteiten van private opsporing betrekking hebben op je werknemers) om vóór 16 december 2026 het ad hoc "reglement" (voorafgaande informatie aan de werknemers) op te stellen.
Nog vragen over dit onderwerp? Neem dan zeker contact op met ons via juridische-dienst@easypay-group.com.
Bron:
- Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, B.S. 6 december 2024.
Dit bericht delen: